directorios
Hands searching through file folders with personal finance documents

Un directorio es un contenedor de información ordenada. En este artículo te enseñamos las 5 Características de un Directorio.

Los directorios son sistemas de organización de información. Podemos tener un directorio básicamente de cualquier cosa, como por ejemplo un directorio de pacientes, un directorio de números telefónicos, un directorio de libros, un directorio de direcciones, o un directorio de archivos. Si eres una persona que trabaja con documentos y archivos o eres un estudiante que necesita organizar toda su información, los directorios te serán de mucha utilidad.

Este método de organización puede llevarse a cabo de tres maneras. Una de ellas es de forma virtual por medio de EXCEL o programas de nube, de forma manual/escrita en agendas o cuadernos contables, y la tercera es por medio de archivadores. Normalmente relacionamos a los directorios con los antiguos directorios telefónicos, y no es erróneo, aunque los directorios no son restrictivos de este uso que ha quedado en el pasado.

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5 Características de un directorio

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5 Características de un directorio

1. Nombres de los documentos

Todos los documentos que se almacenan en un directorio deben tener los nombres organizados por orden alfabético. Esto es importante cuando hacemos directorios manuales en una agenda o en un archivador ya que el control lo debes realizar tú y depende de tu capacidad de organización. Este elemento del directorio es más fácil de llevar cuando el directorio es virtual.

5 Características de un directorio

2. Orden de la categoría

Los nombres deben ir ordenados, pero si no ordenamos los documentos o archivos por su categoría no nos servirá de nada intentar organizar el directorio. Cada documento debe corresponder a una categoría, por ejemplo los archivos de notas no deben ir mezclados con los archivos de trabajos, o los archivos de libros de psicología no deben mezclarse con los libros de medicina interna.

Características de un directorio

3. Secciones

Una vez determinada la categoría de todos los archivos, viene el orden de las secciones. Este nivel de organización dentro del directorio está relacionado con las subcategorías. Cuando estamos organizando libros electrónicos, documentos académicos, o archivos muy extensos, se deben colocar las subcategorías a las que corresponden.

5 Características de un directorio

4. Autor

Muchos documentos están almacenados por el autor o dueño del documento. Esto puede confundirse con el nombre del documento pero no es lo mismo. Es muy distinto decir que el autor del documento es por ejemplo “Andres Jimenez” a decir que el documento se llama “Elementos del desarrollo sostenible”, esto en realidad es obvio, pero cuando estamos trabajando con directorios debemos tener muy claro en qué tipo de categoría están nuestros documentos, si en autores de archivos o en nombres de archivo.

Los archivos que se suelen almacenar y colocar en el orden de Autor, suelen ser libros, papers y artículos académicos.

Características de un directorio

5. Fechas

El orden de fechas es importante si estamos almacenando información sobre citas, sobre documentos oficiales, sobre trabajos realizados, o sobre personas que trabajan contigo. Para todo lo mencionado debes tener un nivel de orden de fechas. Esto se puede entender como fechas de culminación, fechas de entrega, fechas de solicitud, o fechas de ingreso. Este tipo de orden es esencial si trabajas con entregas, con documentos de nacimiento, o con documentos oficiales.

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