A nivel personal o laboral, existen diferentes herramientas que pueden utilizarse para cumplir objetivos específicos. Una de estas herramientas es el Plan de Trabajo, el cual puede variar según el objetivo, las capacidades y recursos disponibles para completarlo.

Un plan de trabajo es una herramienta que se utiliza para organizar la información necesaria para llevar a cabo un proyecto en un tiempo determinado. Este, tiene como fin establecer la manera de utilizar eficientemente los recursos materiales, tecnológicos, financieros y humanos disponibles para la planificación, ejecución y control de un proyecto.

Para organizar las ideas y visualizarse a futuro: Ejemplos de Proyectos de Vida

Se puede considerar, además, como una guía que propone relacionar adecuadamente los recursos económicos, humanos, materiales y tecnológicos para lograr un objetivo o meta específica en un tiempo límite. Determinado según las exigencias del mismo proyecto. Recuerda que una correcta planeación de acciones es lo que va a garantizar el cumplimiento de los objetivos.


Modelo de plan de trabajo
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Ejemplos de Plan de Trabajo

Ejemplo 1

Mejora de Servicio al Cliente

Una revisión reciente nos señala que el servicio de atención al cliente de nuestra empresa ha decaído. Motivado a esto, se llevaran a cabo las acciones y los cambios necesarios para revitalizar nuestro servicio. Pues esta área de trabajo garantiza las ventas de los productos que la empresa produce.

Acciones por realizar

  • Analizar y clasificar las quejas recibidas. Debemos identificar las principales quejas que los clientes manifiestan y elaborar un reporte con esta información.
  • Propuestas de solución para mejorar la situación.
  • Evaluación de propuestas y de los posibles resultados o consecuencias que implementa cada una de las propuestas de solución.
  • Selección de propuestas. Finalmente elegimos las soluciones más adecuadas.
  • Implementación de propuestas. Aplicar la solución propuesta dentro del área de trabajo. Esto se llevará a cabo por el encargado de dicho departamento.
  • Preparación, capacitación y motivación del personal responsable de llevar a cabo la implementación de propuestas.
  • Evaluación de resultados, durante un período específico se realizarán encuestas a los clientes para cuantificar el resultado de los métodos aplicados.

Acciones por realizar                         Tiempo de ejecución

EneFebMarAbrMayJun
Análisis y clasificación de las quejas recibidas.
Propuestas de solución
Evaluación de propuestas
Selección de propuestas
Implementación de propuestas
Preparación de personal
Evaluación de resultados

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Estrategias por implementar

  • Evaluación del servicio por parte de los clientes al iniciar y finalizar el proyecto.

Participantes del proyecto

Participará principalmente el departamento de servicio al cliente, mientras el personal de recursos humanos apoya en la capacitación y motivación de personal para garantizar que el proyecto se desarrolle con éxito.

Responsables de las acciones

Acciones por realizarResponsablePuestoFirma
Análisis y clasificación de las quejas recibidas
Propuestas de solución
Evaluación de propuestas
Selección de propuestas
Implementación de propuestas
Preparación de personal
Evaluación de resultados

Recursos necesarios

Humanos: Participará el Gerente General, la Encargada de Servicio al Cliente y el personal del departamento y el Encargado de Recursos Humanos y el personal del departamento.

Financieros: No se requerirán.

Materiales: Instrumentos de evaluación y encuestas.

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Tecnológicos: No aplica.

Objetivos generales y específicos

General:

Disminuir las quejas para el departamento de servicio al cliente en un 30% en seis meses.

Específicos:

Aumentar los indicadores de desempeño del departamento de servicio al cliente en un 5% durante la duración del proyecto.

Mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes respecto al servicio.

Indicadores de cumplimiento

Disminución del 30% en quejas para el departamento de servicio al cliente.

Cómo alcanzar el éxito en un proyecto de trabajo

Ejemplo 2

En el nacimiento o en la ampliación de una industria, empresa o negocio se deben destacar los puntos claves a seguir. Siendo estos la base de garantía del éxito.

Metas

Incrementar la producción un 50% para el siguiente año. Prepararse para incrementar la producción un 25% cada año durante los siguientes cinco años.

Utiles tanto en la vida laboral como académica: Ejemplos de cartas de recomendación

ObjetivosEstrategiasAccionesResponsablesFecha
Incrementar la producción un 50%, como lo indica el volumen de ventas.Fabricación.Abrir 5 instalaciones de producción.  
Apoyar la producción aumentándola un 25% anual durante los siguientes cinco años.Fabricación.Construir una nueva fábrica con una capacidad mayor de producción.  
Incrementar el espacio 2 millones de metros cuadrados por un costo de 5 USD por metro cuadrado al año.Almacenamiento.Incrementar el espacio de almacenamiento para abastecer la capacidad de producción de las 5 instalaciones nuevas.  
Expandir el volumen de envíos sin afectar el cumplimiento de tiempo ni el costo.Transporte.Incrementar las asociaciones con los sistemas de transporte para manejar el aumento del volumen de producción.  

Ejemplo 3

Cuando de fabricación, importación de materia prima y exportación de productos acabado se debe llevar una relación directa entre costo, consumo, beneficio y demanda. Esto funciona como ancla para la inversión responsable e inteligente.

ObjetivosEstrategiasAccionesResponsablesFecha
Reducir un 20% el costo del lote de producción.Reducir el costo.Renegociar con los proveedores para alcanzar un costo menor basado en el decrecimiento reciente de precios.  
Reducir el costo de energía un 12%Reducir el coste energético.Instalar un sistema de paneles solares para surtir energía a todas las instalaciones.  
Incrementar la productividad de trabajo a 900$ por hora.Mejorar la productividad.Reorganizar el sistema de producción en cada una de las instalaciones.  
Llevar el control de calidad final hasta alcanzar cero defectos de producción.Mejorar la calidad.Introducir un sistema de control de calidad en cada una de las líneas de producción para reducir y reparar posibles imperfecciones.  
Empresa plan de trabajo

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Ejemplo 4

Por otro lado, la eficacia y eficiencia de un equipo de trabajo debe de cuidarse tanto como la producción y las ganancias. Esto se debe a que un personal capacitado y resguardado trabajará siempre mejor, esto afectará positivamente el rendimiento del proyecto y por lo tanto los resultados.

ObjetivosEstrategiasAccionesResponsablesFecha
Evitar el contagio Paciente-Médico.Garantizar la protección del personal médico.Adquirir los equipos necesarios para reducir la posibilidad de contagio del personal médico de los centros de salud.  
Evitar el contagio Paciente-Paciente.Restringir el contacto innecesario entre los diferentes pacientes.Evitar el hacinamiento de los pacientes contagiados y sospechosos. Asimismo separar los pacientes confirmados de los casos sospechosos para evitar posibles contagios.  
Capacitar las áreas para el control de casos sospechosos.Habilitar espacios de cuarentena parcial para pacientes no confirmados.Establecer áreas específicas para aquellos pacientes con casos no confirmados.  
Redistribuir los espacios para la atención de no sospechosos.Habilitar espacios separados de aquellos dedicados a tratar la cuarenta.Atender conjuntamente a todos los pacientes evitando el contacto con los casos en cuarentena así como el contacto con el personal médico dedicado a dicha tarea.  

Ejemplo 5

Es importante resaltar y puntualizar los objetivos. Enfocándose en el tiempo y en el cumplimiento de los plazos. En algunos casos puede otorgarse una prórroga, pero esto siempre será solo por pulir detalles del producto final pero no por ineficiencia del equipo de trabajo.

ObjetivosEstrategiasAccionesResponsablesFecha
Cumplir con la fecha de lanzamiento.Cumplir con los horarios de trabajo establecidos y trabajar coordinadamente entre las diferentes áreas de trabajo.Mejorar la comunicación entre las áreas de trabajo, asegurando el cumplimiento de cada una de las actividades y la compatibilidad adecuada de cada segmento.  
Reducir los errores encontrados en la versión beta del producto.Analizar y evaluar los reportes de errores dados por los usuarios de la versión beta.Identificar, calificar y corregir cada uno de los errores encontrados por los reportes de la versión beta.  
Establecer un sistema de publicidad para garantizar el éxito del producto.Realizar una publicidad adecuada para el público objetivo.Recopilar secuencias atractivas que destaquen los aspectos positivos del producto y así llamar la atención de la clientela de manera exitosa.  
Pulir las ideas para captar la atención del público al cual va dirigido el proyecto.Aprender de los errores e incorporar nuevas ideas para la satisfacción de los clientes.Tomar como referencia las sugerencias propuestas por los usuarios de la versión beta e incorporar aquellas que vayan de la mano con la idea original del proyecto.  
Plan de trabajo para alcanzar objetivos empresariales

Ventajas de un Plan de Trabajo

  • Optimiza tiempos.
  • Divide tareas.
  • Involucra al equipo de trabajo.
  • Elabora estrategias.
  • Sistematiza procesos.
  • Controla el uso de recursos.

Pasos para crear un Plan de Trabajo

Ante todo, se debe elaborar un plan adecuado para el proyecto a emprender. Esto quiere decir que otras estrategias que pudieren ser útiles a otros, no necesariamente serán útiles a este proyecto. También se recomienda dividir en etapas cuando el plan de trabajo es demasiado grande, esto claro con el orden y la identificación adecuada.

Consejos útiles para incrementar el éxito de tu empresa

Sin más preámbulo, los pasos para realizar un Plan de Trabajo son:

  1. Establece el objetivo de tu plan: se debe establecer un objetivo de la manera más clara posible. Asimismo, se deben asignar unos plazos que deben ser sagrados, eso sí, siendo realistas a la hora de definirlos.
  2. Redacta la introducción de tu plan: cuando se realiza un plan de trabajo es recomendable dejar constancia de cuál es el objetivo a alcanzar, de esta manera, aquellos trabajadores podrán entender el proyecto para el cual están trabajando.
  3. Fijar metas y objetivos:mientras las metas son conceptos más generales, los objetivos son mucho más específicos. Estos, deben estar marcados cronológicamente dentro del calendario del proyecto. Para establecer los objetivos, es recomendado seguir la connotación “SMART”, que según sus siglas en inglés: específico (lo más detallado posible), medible (la característica cuantificable permite verificar eficientemente si los objetivos fueron alcanzados), alcanzable (que realmente sea posible de lograr), relevante (establecer solo objetivos importantes) y tiempo (designar un plazo limitado para cada objetivo, esto afectará directamente el rendimiento de los trabajadores).
  4. Lista de recursos: enumerar los recursos disponibles y aquellos que además deberán ser adquiridos.
  5. Definir limitaciones: precisar con claridad los obstáculos promoverá la solución o evasión de los mismos, en vez de permitir que con el tiempo afecten el rendimiento general.
  6. Identifica las partes responsables: definir quien llevara a cabo cada tarea, hazle conocer sus obligaciones y colabora para que pueda alcanzar los objetivos contando con toda la ayuda posible.
  7. Deja tu estrategia por escrito: enlista las acciones específicas de tu plan de trabajo, elabora un horario y una cronología. La finalidad de esto es que siempre es mucho más fácil entender las estrategias sobre papel.

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