La nómina se puede definir como un documento que refleja la contabilidad y pago de salarios. Es una herramienta importante para registrar aspectos tan relevantes como el desarrollo y rentabilidad del trabajador, la remuneración que le corresponde y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social. Tener empleados significa inevitablemente realizar nóminas con cierta frecuencia así que en esta oportunidad te explicaremos el paso a paso que debes seguir para diseñarlas correctamente.
Primera etapa (preparación)
Antes de preparar una nómina, es importante considerar varios factores relevantes. Comenzando con la utilización de un sistema de nómina adecuado, esto significa, entre otras cosas, tener en cuenta las herramientas tecnológicas a utilizar o la relación con la gestión financiera, contable y fiscal de la empresa. Además, se deben crear las condiciones ideales para que no surjan conflictos con los empleados. Se necesita tener seguridad de que estos entiendan a la perfección sus nóminas y se establezca por parte de la empresa un mecanismo para resolver cualquier tipo de dudas que puedan surgir.
Ahora bien, ¿cómo podemos lograr esto? La respuesta es fácil, se deben realizar una serie tareas de forma previa o paralela al propio cumplimiento de la nómina, para así garantizar su efectividad. Como primer paso debemos hacer un registro de la actividad y eventos que pueden influir directamente en el salario de un trabajador, como por ejemplo alguna meta que al ser cumplida genere un logro que dé lugar al cobro de un incentivo. Luego de ellos debemos verificar que cumplimos con las obligaciones en materia retenciones y cotizaciones de Seguridad Social. Para posteriormente recolectar toda la información personal necesaria de los trabajadores que inciden en las nóminas y así ordenar el pago de las mismas.
Pasos para hacer una nómina
Encabezado
Como lo mencionamos anteriormente, desde la posición de la empresa debemos recolectar una serie de datos pertinentes sobre nuestros empleados, que se verán reflejados en el encabezado de cada nómina, los cuales deben completar las siguientes casillas.
- Nombre de la empresa
- Domicilio (ubicación)
- CIF de la empresa
- Código de Cuenta de Cotización en la Seguridad Social (CCC)
- Nombre del trabajador
- NIF del trabajador
- Numero de afiliación a la seguridad social
- Grupo profesional al que pertenece
- Grupo de cotización
- Periodos de liquidación
Ejemplo de encabezado:
Los devengos en nómina
En este apartado debemos incluir todos aquellos montos que suman para calcular la cantidad exacta que deberá cobrar el empleado, por un lado se debe reflejar las percepciones salariales que por ley le corresponden y, por otro, un conjunto de percepciones que debe recibir el trabajador a pesar de no formar parte del salario base. Esto más adelante lo dividiremos en parte 1 y parte 2.
Podemos definir los complementos salariales como retribuciones que se suman al salario base que recibe el trabajador en función de sus circunstancias, el trabajo realizado y la situación y resultados de la empresa. Esto quiere decir que, el salario total de un trabajador está conformado por su salario base y los complementos salariales que a este se le agregan.
Por otro lado, los complementos no salariales son retribuciones que no cuentan con la consideración de salario y que pueden consistir en indemnizaciones, dietas o abonos por pagos que haya tenido que satisfacer previamente el trabajador como por ejemplo los productos en especie.
Parte 1 (Percepciones salariales)
Estos están conformados por:
- Salario base
- Complementos salariales (expresados de forma individual)
- Retribución de horas extraordinarias
- En caso de contrato a tiempo parcial, la retribución por horas complementarias.
- Pagas extraordinarias
- Salario en especie
Parte 2 (Percepciones no salariales)
- Indemnización o suplidos
- Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social
- Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos
- Otras precepciones no salariales
Ejemplo de devengos:
Deducciones
Al finalizar los devengos debemos añadir el apartado para las deducciones de la nómina. En esta parte restamos de los devengos e incluimos los pagos a la Seguridad Social e IRPF, esto pasa así porque como empresa se debe cumplir la función de agente recaudador para el estado, definiendo y categorizando los siguientes conceptos.
- Aportaciones de los trabajadores a las cotizaciones de la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta desglosada en los términos de contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extraordinarias, reflejando el total de aportaciones
- Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
- Anticipos
- Valor de los productos recibidos en especie
- Otras deducciones
Para finalizar con el total a deducir y el líquido total a percibir, que vendría siendo la cantidad final que le corresponde cobrar al empleado.
Ejemplo de deducciones:
Bases de cotización y conceptos de recaudación conjunta
En resumen, estas son las cantidades de dinero calculadas a partir de las percepciones salariales del empleado y el exceso del salario adicional para contribuir a la seguridad social. Sobre estas bases aplicamos los porcentajes legales o tipos de cotización que nos proporcionan las cantidades a pagar a la seguridad social, con indicación separada de la contribución del empleado como la contribución del empleador.
Ejemplos de bases de cotización y conceptos de recaudación:
¿Cómo se calcula la base de cotización a la seguridad social?
Como vemos en la tabla anterior que se incluye como una especie de pie de nómina, hay que partir de la suma del importe de la remuneración mensual sumando la parte proporcional de las horas extraordinarias. A esa cantidad le aplicaremos la tasa correspondiente. No obstante, no debemos olvidar que las bases de cotización cuentan con un mínimo y un máximo que se fijan para cada año. Esto nos permite calcular la Tarifa para contingencias generales.
A eso habrá que sumar las cotizaciones por:
- Contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedad profesional)
- Otros conceptos de recaudación conjunta (desempleo, FOGASA, formación profesional)
- Horas extraordinarias
¿Cada cuánto se debe cancelar nómina?
La ley exige que la liquidación y el pago del salario se hagan “en la fecha y lugar convenidos o conforme a los usos y costumbres”. No obstante, el tiempo que transcurre entre una nómina y otra no puede exceder de un mes.
Debemos recordar que las nóminas se clasifican de la siguiente manera: Semanales (Pago cada 7 días), Catorcenal (Pago cada 14 días), Quincenal (Pago cada 15 días) y Mensuales (Pago cada 30 días). Todo lo referente a estas clasificaciones se hacer notar en el encabezado de la nómina y dependerá del trabajo que realice el empleado y la manera en que la empresa ejecute sus pagos.
Ejemplo modelo universal de nómina:
