Cómo redactar una carta (paso a paso)

Para redactar una carta, lo primero que debemos saber es que a pesar de la tecnología, sigue siendo un medio de comunicación acertado en muchas ocasiones, por lo que es considerada como una comunicación escrita entre el redactor y el receptor, con la finalidad de comunicar ideas, pensamientos, expresar emociones o sentimientos, informar sobre hechos ocurridos, entre otros fines. La misma, tiene diferentes intenciones según sea el caso. Las misivas pueden ser escritas en formato tradicional o en digital. Normalmente, los datos del destinatario y la dirección van en sobre.

La correspondencia se clasifica en: Públicas las que contienen información general. Privadas, cuando el contenido es de interés particular y comercial. Las oficiales se dan entre los organismos gubernamentales y las diplomáticas son las referidas a las relaciones internacionales.

FORMAS Y ESTILOS DE CORRESPONDENCIA

FORMAS

La redacción de una correspondencia, debe tener estilo y forma, diferenciar si la carta es formal, informal, comercial, informativa, oficial o diplomática. Por lo que es fundamental usar y escribir correctamente las palabras y los signos de puntuación. así como manejar las reglas del lenguaje para expresar las ideas con soltura y plasmar de manera adecuada los pensamientos escritos, libres de errores ortográficos y  gramaticales, donde el mensaje a transmitir pueda llegar a su receptor de forma fluida y sin ambigüedades.

La epístola se compone de cuatro partes fundamentales que son: el encabezado que contiene lugar, fecha y destinatario. El mensaje o cuerpo de la carta. La despedida y la firma del que autorizó su redacción. Cuando las cartas no son informales, se acostumbra colocar las iniciales de la persona que autorizó su elaboración y las iniciales de la persona que la escribió. Así mismo, se coloca la palabra anexo y se detalla lo que soporta la misiva, si es necesario y la copia que queda en el archivo, todo en la parte izquierda de la correspondencia.

ESTILOS

Dentro de los estilos de carta tenemos: bloque extremo, bloque, semi-bloque y sangrado, pero, las más utilizadas en los trámites o misivas comerciales son el semi-bloque y el bloque extremo.

Redacción de cartas de exposición de motivos

En el semi-bloque la fecha y la firma se coloca en parte derecha, el contenido y la despedida lleva una sangría de cinco espacios en la parte izquierda de la página. Se escribe a espacio y medio o a espacio sencillo de acuerdo al redactor y un espacio entre párrafo y párrafo, todo el escrito debe estar alineado. Con cuatro centímetros de margen superior y margen izquierdo y, tres centímetros de margen derecho e inferior.

La alineación dentro de una carta facilita la lectura y la hace agradable a la vista. Es imperioso cuidar la estética y la uniformidad del escrito, se sugiere justificar el escrito del margen derecho para no crear una imagen de desorden.

EJEMPLO DE CARTA ESTILO SEMI-BLOQUE.

Cómo redactar una carta

Bloque extremo, este estilo tiene todo el contenido alineado a la izquierda del papel, se escribe a espacio sencillo y a dos espacios verticales entre párrafos.

EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

EJEMPLO DE CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

PASOS A SEGUIR PARA REDACTAR UNA CARTA

Es importante conocer al público o al destinatario de la carta para poner en orden las ideas y datos informativos que permitan enfocar mejor la redacción.

  • Se inicia con la fecha día, mes y año.
  • Se coloca el encabezado en el que se indica el nombre y datos de la persona a la que va dirigida la carta, el cargo que ocupa, si se envía a una empresa o departamento público.
  • Se escribe un saludo formal a la persona a quien se dirige.
  • En el primer párrafo, se indica el motivo o justificación de la correspondencia.
  • En el segundo párrafo, se escriben las inquietudes o soluciones que se espera recibir como respuesta a la misiva enviada, siempre con un lenguaje formal, respetuoso y conciso, de acuerdo a las circunstancias que motiva la correspondencia.
  • Se coloca la despedida precisa, dando las gracias por la receptividad de la carta, seguida por la firma del redactor o persona que autorizo su redacción y el cargo que ocupa para identificarse.
  • Utilizar negritas, subrayados o cursivas para resaltar aquellas palabras relevantes de la carta.
  • Los párrafos deben contener entre cinco y once líneas cada uno, sin embargo, los párrafos cortos son más fáciles de leer y comprender. 

CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS

CARTAS INFORMALES

Dentro de estas misivas hay cartas familiares, de felicitaciones, de amor, de invitación, de agradecimiento, de bienvenida, de despedida, de duelo, de cumpleaños, de disculpa, de amistad, de navidad, de reyes magos, entre otros. Este tipo de correspondencia es muy variada y de asunto particular entre ella.

CARTAS FORMALES

Las cartas formales son aquellas que forman parte del ámbito empresarial, laboral, profesional, institucional, político, académico o administrativo, entre otros. Su contenido debe de ser directo y preciso. Se debe usar la palabra “usted” para referirse a la persona. Incluir el lugar y fecha, el  nombre y apellido de la persona a quien va dirigida, el cargo que ocupa si es un organismo, un estimado señor(a), contenido de la carta, despedida y firma de quien la envía.

Tipos de cartas

En el grupo de las cartas formales tenemos las comerciales, de organismos públicos, las informativas y las de organismos privados. Dentro de las comerciales están los memorándum, las de negocios, de compra, de venta, de pedidos, de trabajo, de clientes, de devoluciones, de convenio, de reclamo, de proveedores, de auditoria, de recomendaciones, de despido, de renuncia, de autorización, de aceptación, de recibo, de permisos, de transferencia, entre otras.

Este importante instrumento de comunicación escrita, es el alma del comercio y la industria intermedia entre las relaciones del cliente y el proveedor. De gran parte de ellas, depende el desarrollo de las operaciones comerciales y el éxito de un negocio.

Ejemplos de cartas de ingreso

CARTAS INFORMATIVAS

Este tipo de documento se utiliza con relativa periodicidad en  las empresas e instituciones públicas, con la finalidad de transferir datos o información que el público debe conocer relacionado a la propia organización, siguiendo modelos suministrados por la empresa u organismo.

CORRESPONDENCIA OFICIAL 

Esta correspondencia es cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales y estatales. Tiene como propósito, tratar asuntos relacionados al Estado y las instituciones gubernamentales de dependencia pública. Este tipo de comunicación es de competencia administrativa del Estado, debe tener un contenido moderado y preciso en la materia que trate. Tiene un trámite especial que se le otorga al funcionario receptor. Además de reglamentaciones propias de cada país. Se escriben en original y copia, con un número de identificación en forma secuencial.

Carta formal

CORRESPONDENCIA DIPLOMÁTICA

En las relaciones internacionales, la correspondencia es muy importante, si se tiene presente que es una comunicación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores del país y sus agentes en el extranjero.

Son cartas oficiales cruzadas entre misiones diplomáticas que un jefe de Estado envía a otro jefe de Estado, para acreditar formalmente la diplomacia de una persona para ser embajador en el país receptor. Este documento se entrega al Presidente o Ministro de Asuntos o Relaciones Exteriores del país receptor.

En este tipo de comunicación se da entre diferentes naciones o gobernantes. El lenguaje a utilizar es muy respetuoso y cuida las formas, evitando el malentendido o el insulto, buscando siempre el dialogo y el entendimiento. Lleva todos los elementos de una correspondencia formal incluyendo un folio o número de identificación, en original y copia.

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Estudiante de medicina (ULA), escultor y trovador. Redactor y Editor.

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