Antes de comenzar a ejemplificar un sistema de información, es importante evaluar tus necesidades y las de la organización para adquirir el sistema de información más idóneo. Saber qué es lo que quieres y visualizar los objetivos que deseas alcanzar. Es el secreto.

En el ámbito empresarial, es de suma importancia contar con un sistema de información, el mismo ayudará en la toma de decisiones, que beneficien a la organización.

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Concepto de sistema de información

Razón por la cual, definiremos Sistema de Información al conjunto de datos o partes integradas que tienen por finalidad un objetivo en común. Siempre y cuando estas partes estén unidas, se puede producir sinergia, lo cual permite que el resultado sea el esperado. 

Componentes de los sistemas de información

Los sistemas no funcionan por sí solos; es por eso que están compuesto por entradas o insumos (inputs): aquí se ingresa el talento humano, e insumos variados que provienen del medio ambiente externo y necesario para en el siguiente paso poderse ejecutar.

  • Procesamiento: todas las entradas con que alimentamos la información se procesan mediante subsistemas. Es muy importante cargar los datos sin errores para obtener mejores resultados para la toma de decisiones gerenciales.
  • Salidas o resultados (outputs): Las entradas se procesan y se transforman en un producto o servicio para satisfacer la necesidad del consumidor.
  • Retroalimentación: en esta fase se evalúa el funcionamiento del sistema para visualizar su eficiencia y eficacia.

Observemos el siguiente ejemplo:

Sistema de información para la validación de un cliente del proceso de venta en una tienda farmacéutica

Ejemplo de sistema de información

Introducción

En este ejemplo no se definen nombres comerciales, ni a la farmacia, ni al software que se usará para la implementación del sistema. El objetivo que se persigue es que el lector pueda captar el problema de la tienda, donde se hace necesario implementar un sistema avanzado y estratégico.

Analizando la situación de la tienda, se conoció que es necesaria la validación de los clientes para conocer el status, porque con los códigos de cada cliente, será más fácil ejecutar la venta o no.

Objetivos del proyecto

  • Administrar el otorgamiento de código y crédito para los clientes.
  • Velar por las relaciones financieras sanas con el cliente para futuras ventas.

Objetivo del sistema

  • Recolectar, procesar y otorgar la información de manera oportuna al gerente para la toma de decisiones. 

Análisis requerido para el proyecto

Es importante contar con una serie de requerimientos para la implementación del sistema de información. Recurso humano calificado, Internet, telefonía fija, antenas, software, gastos de personal, gastos de funcionamiento, gastos de servicios, entre otros.

Factibilidad del Proyecto

Una vez que se instaló el software, se capacitó al personal y se realizaron las pruebas pertinentes, se concluye que el Sistema de información alcanzó su objetivo, porque en un ambiente tan dinámico, de diversidad de clientes, y diferentes status de pagos por venta de productos; es importante contar con un sistema de información que clasifique por códigos el status de los clientes, para que a su vez permita al gerente tomar decisiones al instante, en beneficio de la empresa. En este ejemplo; se factura a un cliente que está solvente, de lo contrario quedará como cliente retenido.

Asimismo, el sistema logró fomentar una mejor relación y atención a la clientela que a esta farmacia acude.

Estatus cliente
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Tengo 41 años de edad, Periodista, egresada en el año 2018 de la Universidad “Católica Cecilio Acosta” con gran experiencia en comunicación a la vanguardia de la tecnología. En el año 2002 recibí el título de Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas en el Instituto Universitario “Dr. Cristóbal Mendoza” Mérida-Venezuela. Formación académica que me permitió incursionar en la Industria Farmacéutica y de Salud por más de 20 años. Hoy mi país atraviesa una fuerte situación económica, política y social, factores que me llevan a traspasar fronteras para buscar otro empleo, con miras a realizarlo usando las Tecnologías de la información y comunicación. Contenidos que podemos enviar y recibir por los diferentes soportes digitales.

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