reunión de trabajo

La Lluvia de ideas o brainstorming es un método aplicado para la resolución de problemas y crisis empresariales. A diferencia de otros métodos, su gran éxito radica en el trabajo en equipo a la hora del manejo de una situación. A medida que transcurre la sesión, los integrantes expresan sus opiniones para conseguir el desbloqueo creativo.

La intención de la lluvia de ideas es buscar un efecto en cadena de sugerencias e ideas para la solución del problema. Su fundamento se basa en “mientras más ideas se aporten más rápido se conseguirá la solución´´.

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Contenidos del post

Primero que nada, el brainstorming NO ES UN DEBATE

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Aunque algunos lo confunden con un debate, este método es más dinámico que un debate común. La rapidez es necesaria para evitar el caos durante la reunión y la presencia de un moderador es esencial para mantener el orden de las propuestas.

Ilustración de sesión de lluvia de ideas

Los tipos de sesiones de lluvias de ideas varían en la cantidad de participantes, en el tipo de equipo de trabajo que participa (puede ser una sesión con el equipo de marketing, ventas, diseño, o pude ser mixta). Los elementos básicos de una sesión de lluvia de ideas son el personal laboral  que aporta las ideas y el moderador o facilitador que se encarga de anotar las ideas factibles y de desechar las que no lo son.

Sin embargo la lluvia de ideas es mucho más que una reunión. Las sesiones de lluvias de ideas tienen una estructura establecida dependiendo de cada necesidad y de cada problemática a resolver.

Aquí en este artículo te mostraremos los tipos de aplicaciones diferentes de las lluvias de ideas y ejemplos prácticos de cómo llevarlas a cabo.

Diagrama de lluvia de ideas

Lluvia de ideas online

Ya no resulta esencial que todos los empleados se encuentren en la misma sala para llevar a cabo estas reuniones. Esta técnica se lleva a cabo por medio de Internet. Algunos o todos los integrantes de las sesiones trabajan a distancia. Hay dos métodos para aplicar esta técnica, una de ellas es por medio de correo electrónico y la otra por medio de conferencias.

Con este método es muy importante la organización previa y tener asegurada una conexión a Internet eficiente que evite interrupciones.

Modo de aplicar el método online:

Videoconferencias: Con las videoconferencias se puede tener una experiencia similar a una lluvia de ideas presencial. Hay portales web que permiten compartir las pantallas de los integrantes y sus cámaras web.

Aplicaciones y webs de mensajería: Existen aplicaciones que permiten el envío de correos electrónicos y mensajes de manera confidencial y segura. El moderador se encarga de revisar uno a uno los correos y mensajes.

EJEMPLO 1: EMPRESA PRESENTA UN FALLO EN LA CADENA DE SUMINISTRO.

  • Metodología: Se utiliza una web de mensajería. Se llama a participar a toda la gerencia de los departamentos.
  • Problema a resolver: Empresa de distribución presenta fallos en sus horarios de entrega. Se busca determinar las causas.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Departamento de ventas y despacho.
  • Ideas factibles: Fallo de comunicación entre departamentos, medio de transporte insuficiente, mal gestión en la carga y descarga de la mercancía.

De la sesión de lluvia de ideas online se pudo obtener la siguiente conclusión:

Luego de la revisión de toda la bandeja de mensajería se concluyó que la problemática se generó debido a la falta de comunicación entre los departamentos de ventas y despacho.

EJEMPLO 2: CADENA DE SUPERMERCADOS PRESENTA GRAVES PERDIDAS ECONOMICAS EN UN LAPSO CONSECUTIVO A DOS AÑOS.

  • Problema a resolver: Ingresos insuficientes.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Departamento de ventas.
  • Ideas factibles: Robo de mercancía, error en la exposición de los productos, disminución de la clientela.
Ilustración de idea lluvia de ideas

Lluvia de ideas escrita

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Es un método presencial que se lleva a cabo de manera escrita. Los participantes compartirán sus ideas anotándolas en una hoja que entregarán de forma directa al moderador o que compartirán entre sí con los demás participantes.

Modo de aplicar el método escrito:

Cada participante aportará su opinión en la hoja que reciban de su compañero. Es un método organizado que resulta muy útil para facilitar el análisis de las ideas.

EJEMPLO 1: EMPRESA NECESITA AUMENTAR EL NUMERO DE VISITAS EN TIENDA ONLINE

  • Metodología: Se organiza una reunión presencial de 4 personas.
  • Problema a resolver: Empresa detalla pocas visitas en la página principal de su tienda online. Se busca determinar soluciones.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Departamento de marketing, ventas e informática.
  • Ideas factibles: Actualización y mejoras del diseño web, cambios en los métodos de publicidad, mejoras de precios y ofertas.

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión:

Posterior a la reunión se analizaron las hojas con todas las ideas factibles. Se concluyó que la solución del problema es el cambio de los métodos de publicidad.

EJEMPLO 2: EMPRESA INMOBILIARIA PRESENTA DISMINUCIÓN DE CLIENTELA.

  • Problema a resolver: Baja afluencia de clientes.
  • Problema a resolver: Disminución de los ingresos.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Departamento de marketing y gestores.
  • Ideas factibles: Mal manejo de redes sociales, desconfianza del público.
Sesión de lluvia de ideas

Lluvia de ideas Figure Storming

Se establece a un personaje famoso e histórico que se relacione con el área de trabajo.

Modo de aplicar el método Figure Storming

Se realizan reuniones presenciales, dirigidas y organizadas por el moderador. Se guían a los integrantes de la sesión a generar ideas y soluciones en base a “como actuaria´´ ese personaje para solucionar el problema.

EJEMPLO 1: CONSTRUCTORA NECESITA UN DISEÑO MODERNO Y CREATIVO PARA UNA REMODELACIÓN.

  • Metodología: Se organiza una reunión presencial donde se establece a Norman Foster como personaje guía.
  • Problema a resolver: El diseño actual no concuerda con las normas del urbanismo público.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Arquitectura.
  • Ideas factibles: ¿Qué geometría usaría Norman Foster?, ¿Qué colores elegiría?, ¿De qué altura haría la estructura?

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión:

Norman Foster (famoso arquitecto que se caracteriza por crear obras urbanas modernistas), escogería colores metálicos para una estructura ovalada, que concuerde con la altura de los edificios colindantes.

Ilustración de brainstorm

Lluvia de ideas individual

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En este método de lluvia de ideas, se busca la participación de todos los integrantes invitados a la sesión. Su finalidad es capturar la mayor cantidad de ideas posibles y así evitar la inhibición de algunos participantes.

Modo de aplicar el método individual

Se realizan sesiones personales donde cada participante anota en una hoja una sola idea. Posteriormente de manera ordenada cada participante comparte en voz alta las ideas anotadas en el papel.

EJEMPLO 1: FABRICA DE ZAPATOS PRESENTA PROBLEMAS EN SU SISTEMA DE ENTREGA.

  • Metodología: Se organiza una sesión con un grupo de 4 integrantes.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Administración de la fábrica.
  • Problema a resolver: Mejoras en el sistema de producción.
  • Ideas factibles: Contratación de más personal de costura, compra de equipamiento de fabricación, aumento del personal de entrega.

De la sesión de lluvia de ideas por método individual se pudo obtener la siguiente conclusión:

Se llegó a la conclusión de que los pedidos superaban la fabricación, para poder cumplir con los pedidos a tiempo se debía aumentar la producción.

EJEMPLO 2: EMPRESA PRESENTA PERDIDAS ECONÓMICAS EN UN TIEMPO CONSECUTIVO A 2 AÑOS.

  • Metodología: Se organiza una sesión con un grupo de 5 integrantes.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Personal contable y gerencia.
  • Problema a resolver: Buscar el causante.
  • Ideas factibles: Devaluación monetaria, pérdida de clientes, retraso en el sistema de despachos, aumento de los costos de producción.

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión: Con las recientes devaluaciones monetarias no se realizaron los reajustes de costos de producción y materia prima por parte del personal contable.

Ilustración de lluvia de ideas

Lluvia de ideas de Ideación rápida

Este método se organiza de manera similar a la lluvia de ideas individual, pero con ciertas diferencias técnicas. Aquí también es necesaria la participación de todos los integrantes.

Modo de aplicación del método Ideación rápida

Los integrantes de la sesión deberán escribir en una hoja la mayor cantidad de ideas posibles y sus correcciones. Posteriormente a esto se exponen en voz alta para que los demás puedan escucharlas y dar sus opiniones.

EJEMPLO 1: UNA EMPRESA DE TRANSPORTE TURÍSTICO PRESENTA FALLOS EN LA COORDINACIÓN DE HORARIOS.

  • Problema a resolver: Demasiado tiempo de espera de los clientes.
  • Equipo de trabajo para la gestión del problema: Administración.
  • Ideas factibles: Adquisición de nuevos vehículos y gestión de app móvil.

EJEMPLO 2: UNA REVISTA DIGITAL NECESITA AGILIZAR SU PAGINA PRINCIPAL.

  • Problema a resolver: Diseño anticuado de la página web.
  • Equipo de trabajo para la gestión del problema: Departamento de arte e informática.
  • Ideas factibles: Cambio en las columnas, cambio en la gama de colores, modificación de los links.

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión:

Se escogieron los respectivos cambios en las gamas de colores y en la modificación de las columnas.

Papeles asemejando ideas

Lluvia de ideas Inversa

Este método requiere de una exigencia creativa más alta. Su fundamento es la búsqueda de soluciones de problemas pensando en cómo se causarían o como causarlos.

Modo de aplicar el método inverso

En la pizarra central se coloca el problema principal. Los participantes de la sesión deberán idear las formas para causar dicho problema.

EJEMPLO 1: UN RESTAURANTE REFLEJA UN DESCENSO ABRUPTO DE LAS GANANCIAS.

  • Metodología: Se organiza una reunión presencial con la gerencia de los respectivos departamentos.
  • Problema a resolver: Conseguir el causante.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Departamento de compra, Departamento de publicidad-marketing, y contaduría.
  • Ideas factibles: Descenso de la clientela del restaurante, problema en el pesaje de los alimentos, mala gestión de la publicidad.

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión:

Se determinó que la posible causa más factible es un mal cálculo en el pesaje de los alimentos e ingredientes de los platos. Se generó un aumentó el gasto del presupuesto destinado a la compra de la materia prima con respecto a los precios finales de venta.

EJEMPLO 2: CADENA DE HOTELES PRESENTA DISMINUCIÓN DE LA CLIENTELA.

  • Problema a resolver: Buscar el causante.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la crisis: Departamento de limpieza, departamento de marketing, gerencia.
  • Ideas factibles: Mala coordinación en la limpieza de las habitaciones, mala atención al público, mal sistema de reserva de habitaciones.
Chicos en sesión de Lluvia de ideas

Lluvia de ideas Directa

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Este es un método más común y el que la mayoría conoce. Los participantes exponen sus ideas al momento que le van llegando a la cabeza. Es un método un poco caótico que necesitará un esfuerzo extra del moderador.

Modo de aplicación del método directo

Es necesario tener a la mano una libreta de anotaciones para discernir rápidamente de las ideas factibles y de las no factibles. Así mismo deberá establecer un orden equitativo en la participación de los integrantes. Como recomendación los invitados a participar en la sesión no debe superar más de 5 personas.

EJEMPLO 1: CADENA DE ROPA EMPRENDE LA EXPANSIÓN DE SUS SUCURSALES.

  • Problema a resolver: Búsqueda de ubicación geográfica para las tiendas.
  • Equipo de trabajo para la gestión de la situación: Personal estadista.
  • Ideas factibles: Calles con mayor concurrencia, ciudades con mejor salario medio, ciudades con mayor población joven.

EJEMPLO 2: CASA DE DISEÑO DE MODA NOTA DISMINUCIÓN DE SUS VENTAS

  • Problema a resolver: Búsqueda de las causas.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Personal contable, departamento de diseño y departamento de compras.
  • Ideas factibles: Disminución en la calidad de los tejidos, disminución de la calidad del corte y costura, diseños desactualizados.
Cerebro e idea

Lluvia de ideas por análisis del por qué

Con este tipo de lluvia de ideas se busca conseguir la solución de un problema indagando la situación hasta su raíz. Es utilizado en problemas profundos y difíciles de resolver. Estas sesiones se caracterizan por ser un poco más largas que las anteriormente mencionadas.

Modo de aplicación del método por qué

Las sesiones se organizan con un mínimo de 5 personas y un máximo de 10. El moderador deberá establecer las preguntas en cadena, es decir, se realizará la pregunta “¿por qué?´´ a cada respuesta factible hasta llegar a la raíz del problema.

EJEMPLO 1: PERIÓDICO LOCAL PRESENTA DISMINUCIÓN EN SUS VENTAS.

  • Problema a resolver: Los distribuidores no logran vender todos los ejemplares.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Personal contable, equipo de redacción, y equipo de diseño.
  • Ideas factibles: Competencia desleal. ¿Por qué? Porque hay similitud en los contenidos. ¿Por qué? Porque hay filtración de información en la redacción.

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión:

Una filtración de información en el departamento de redacción está disminuyendo el interés de los lectores que se decantan por la competencia.

EJEMPLO 2: EMPORIO PRESENTA DISMINUCIÓN DE LA CLIENTELA.

  • Problema a resolver: Baja afluencia de clientes en la tienda.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Gerencia y departamento de publicidad.
  • Ideas factibles: Disminución de las ventas. ¿Por qué? Por baja afluencia de clientes. ¿Por qué? Desatención de la publicidad.
Cerebro con ideas

Lluvia de ideas por roles

Es muy útil para solucionar situaciones en el mercadeo y en la publicidad. Las sesiones no suelen durar más de 20 minutos. La manera de estructurar la sesión puede variar en forma escrita o verbal.

Modo de aplicar el método por roles

Se deberá presentar el problema o la situación en la pizarra central. Deberá establecer un personaje o un sujeto relacionado directamente con el asunto. Los integrantes de la sesión deberán buscar las ideas en base al rol establecido, puede ser la clientela o sus superiores.

EJEMPLO 1: DEPARTAMENTO DE MARKETING DE UNA EMPRESA DE BOLSOS NECESITA MEJORAR EL NUMERO VENTAS.

  • Problema a resolver: Mejorar los ingresos.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Departamento de diseño y departamento de publicidad.
  • Ideas factibles: ¿Qué diseños usan los menores de 20 años?, ¿Qué colores están de moda en la temporada?, ¿Cuáles son los gustos en los adolescentes?

EJEMPLO 2: EDITORIAL INFANTIL PRESENTA DISMINUCIÓN DE VENTAS.

  • Problema a solventar: Aumento de clientela.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Departamento de arte y departamento de marketing.
  • Ideas factibles: ¿Qué quieren leer los menores de 7 años? ¿Por qué no gustan las ilustraciones?
Sesión de brainstorming

Lluvia de ideas por Análisis SWOT

La finalidad de este método es conseguir un análisis efectivo de las situaciones internas de una empresa y de los nuevos proyectos. Es un método conveniente para mejorar las condiciones económicas de cualquier negocio.

Modo de aplicar el método por análisis SWOT

El moderador establece el punto a tratar. No es necesario que sea un problema, puede ser el análisis de un proyecto o puede ser el análisis de nuevas sugerencias. Los integrantes de la sesión pueden aportar sus ideas de manera escrita u oral.

EJEMPLO 1: FABRICA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN BUSCA AGREGAR NUEVOS PRODUCTOS A SU CATALOGO.

  • Situación a tratar: Análisis de productos.
  • Equipo de trabajo: Directores de fábrica y operaciones.
  • Ideas factibles: Vigas de soporte y material aislante.

De la sesión se pudo obtener la siguiente conclusión:

Los materiales aislantes resultan más provechosos para comercializar que las vigas de soporte.

EJEMPLO 2: FABRICA DE ARNESES PRESENTA FALLOS DE SEGURIDAD DEL PRODUCTO.

  • Problema a resolver: El producto no supera las pruebas de seguridad.
  • Equipo de trabajo para la gestión de crisis: Administración de la fábrica y equipo de ingeniería.
  • Ideas factibles: Fallo en las máquinas de costura, mala calidad del material, mal manejo del personal de la fábrica.
Reunión de trabajo

Lluvia de Ideas Colaborativas

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Este método es un poco inusual. Se lleva a cabo a modo de cartelera de sugerencias. Puede participar una gran cantidad de integrantes. En este tipo de lluvia de ideas no suelen haber sesiones de equipo.

Modo de aplicar el método colaborativo

En una cartelera se coloca el punto central y los participantes deberán colocar en dicha cartelera una hoja con sus ideas y aportaciones. Al cabo de unos días se recogen los papeles.

EJEMPLO 1: SUGERENCIAS PARA RENOVACIÓN DE NORMAS

  • Situación a tratar: Se buscan ideas para modificación de normas corporativas.
  • Equipo de trabajo: Gerentes de cada departamento.

EJEMPLO 2: COMPAÑÍA DE TEATRO BUSCA RENOVAR VESTUARIO.

  • Situación a tratar: Se buscan sugerencias de talleres de costura.
  • Equipo de trabajo: Departamento de diseño.

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