organigrama

Un organigrama es un documento visual cuya función es la representación gráfica del esqueleto funcional de una empresa, exponiendo los cargos jerárquicos y de ocupación de las diferentes áreas de trabajo. Nos permite saber rápidamente cómo funciona cualquier tipo de organización sea empresarial, corporativa o sin fines de lucro siendo la herramienta perfecta para establecer y reconocer los deberes, objetivos, autoridad, requisitos, responsabilidades, relaciones y procedimientos entre los distintos puestos.

El organigrama debe nacer con la empresa pues permitirá desarrollar eficientemente la ordenación de todos los elementos que la constituyen. Así los nuevos ingresos podrán posicionarse en su correspondiente labor  al momento de ingresar a la empresa e incluso más adelante el estudio del organigrama será un recordatorio de la articulación organizativa para los viejos empleados. Cabe mencionar que un organigrama no podrá ser estático y la revisión constante de este ayudará a detectar fallas y potenciales problemas que podrán resolverse ajustando este documento de organización.

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Lo interesante de los organigramas es que pueden ser adaptados a una gran variedad de criterios permitiendo diferentes estructuras y formas que se adaptan a las necesidades de cada organización. Pueden ser bastante sencillos o también con más complejidad en su forma dependiendo de la función específica que se elija desarrollar.

organigramas
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Tipos de Organigrama

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Organigrama Lineal o Vertical: Este suele ser el tipo de organigrama más utilizado considerado el clásico en su forma de estructura, representando la jerarquía de los puestos de arriba hacia abajo posicionando al líder en la parte superior y subordinando al resto de  las áreas y empleados. Es bastante sencillo en su distribución y establece la autoridad con rigidez lo que podría llegar a ser una desventaja al momento de establecer relaciones más frontales entre las áreas. 

vertical

Organigrama Horizontal: Este se despliega de derecha a izquierda empezando por los de mayor jerarquía y fragmentándose en el resto de las áreas. Esta estructura formaliza e incentiva las relaciones horizontales y la comunicación entre los diferentes puestos de trabajo fomentando la cultura de intercambio. 

esquema horizontal

Organigrama Mixto: Son los mayormente utilizados por grandes empresas con múltiples divisiones y gran número de empleados. Fusiona el organigrama vertical y horizontal, se despliega igualmente de arriba hacia abajo partiendo del jefe pero seccionando los departamentos de las áreas de manera horizontal.

Organigrama Circular: Está dispuesto en forma radial siendo el eje de estructura el  de mayor cargo jerárquico y en torno a este de manera circular de despliegan las áreas de trabajo y función. Una ventaja del organigrama circular será la integración directa entre las áreas y el acceso visual  será de modo sencillo. 

tipos de organigramas circular

¿Cómo hacer un organigrama?

Enfrentarnos a la labor de realizar un organigrama no debe ser una tarea complicada si conocemos los elementos necesarios para darnos a ella. Si bien cualquiera puede desarrollar una estructura organizativa el Organigrama debe encajar en unas determinadas características como lo son la claridad, lo conciso y el orden. Deberá ser un formato legible para cualquier iniciado en la compañía u organización siendo fácil de entender e interpretarse sin mayores dudas. Incluso si la empresa es grande el organigrama no debe extenderse demasiado, hay que saber priorizar las divisiones de trabajo para no saturar el diseño ocupando por máximo una página. Así mismo elegir una de las estructuras anteriormente mencionadas para lograr que los equipos de trabajo estén entrelazados de manera constituida.

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  1. Establece la cadena de mando: Este primer paso es esencial para determinar la jerarquía de la organización y establecer de forma clara el objetivo y obligaciones que corresponden a cada puesto de trabajo. Incluso si están establecidos de manera horizontal o mixta el trabajador que cuenta con más de un supervisor deberá ser capaz de acudir al conveniente por medio de las especificaciones de las áreas que estén señaladas en el organigrama.  Será siempre esta una gran herramienta para el departamento de recursos humanos quienes no pueden prescindir de este para cualquiera de sus funciones.
  • Segmenta los departamentos: Esta se trata de una tarea de análisis de puestos que ya habrá sido puesta en marcha al momento de determinar los cargos y sus deberes correspondientes lo que hará sencillo reunirlos en familias y departamentos de función. Y de esta forma la evaluación grupal, planes de estudio  y ejecución de planes formativos para departamentos será mucho más sencilla de componer para los encargados de la empresa.
  • Asociar tareas y responsabilidades para cada grupo: Este es un paso importante para la correcta marcha de la compañía pues con los planes de delegación de tareas y obligaciones podremos adjudicar tareas diferentes para todos y evitar que dos departamentos terminen encargándose de la misma labor desorganizando y disipando el funcionamiento y potencial de la empresa, por esta razón debemos ejecutar un plan de acción para cada departamento o área de trabajo.
  • Ve de arriba hacia abajo: Para empezar a establecer nuestro organigrama debemos hacerlo partiendo desde el puesto con mayor jerarquía y seguidamente los que tienen menos autoridad, en caso de ser vertical o mixto lo haremos de arriba hacia abajo, si es horizontal de izquierda a derecha y en caso del organigrama circular se hará empezando por el centro.
  • Asegúrate de que tenga una visión integral: Examina cuidadosamente el resultado asegurándote de que has incluido cada uno de los elementos y miembros que componen tu organización. Este será el instrumento de transparencia que contemplará con eficacia el movimiento interno de tu empresa, por lo tanto todos los miembros que forman parte de ella deben reconocerse en su área particular.
  • Un diseño instintivo: Si has hecho el trabajo correspondiente investigando los componentes de la empresa o bien si eres tú mismo el jefe de la organización no tendrás mayores dificultades a la hora de esquematizar tu archivo gráfico, asegúrate de que sea fácil de comprender y enfócate en el diseño que más se acomode a tus necesidades pues será de gran utilidad un organigrama claro para los procesos rutinarios de Recursos Humanos y demás constituyentes de la compañía.

¿Dónde puedo hacer mi organigrama?

Para realizar tu organigrama cuentas con un sinfín de herramientas básicas y de propiedades varias, comenzando por la sencilla herramienta de Microsoft Office en su sección de “Formas” tanto en Microsoft Word como en Microsoft Power Point, simplemente transcribiendo el dibujo y encerrando los componentes en las formas que elijas conseguirás realizar adecuadamente tu organigrama. En Internet podrás hallar diversas plantillas para descargar que te serán de gran ayuda, algunas tienen un costo muy bajo pero otras podrán descargarse de forma gratuita con un rápido vistazo a la web. En caso de que busques alguna especialización para tu organigrama o deba tener una presentación más profesional también hay a la disposición diferentes herramientas de diseño y edición donde podrás perfeccionar tu gráfica, como lo son Canva, SmartDraw y MindGenius.

ventajas organigrama

Ejemplos:

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