El plan de tesorería es un método usado para controlar los pagos y los cobros de una empresa. En este artículo te mostramos todo sobre el Plan de tesorería qué es, cómo hacerlo + 5 Ejemplos.
La intención del plan de tesorería es conocer y controlar las finanzas de nuestra empresa para gestionar de mejor manera los ingresos. Todo empresario grande o pequeño, sin importar si la empresa es un comercio personal, emprendimiento nuevo o una fábrica, tiene que llevar una gestión de tesorería adecuado a su actividad. Este aspecto de la administración puede ser llevada por los mismos dueños, esto permite una gestión más comprometida con el negocio y su curso en el futuro más inmediato. A medida que cada negocio va creciendo el plan de tesorería se va adaptando a las necesidades y requerimientos, como pagos de créditos, pagos a proveedores, ganancias netas y ganancias brutas. Más adelante te enseñamos un poco más sobre este método imprescindible.
Plan de tesorería qué es
Para poder tener una visión real y concisa de la situación de una empresa es necesario conocer el manejo de la tesorería. El motivo de quiebra de muchas empresas es justamente el descuido y la falta de atención del plan de tesorería. Todo proyecto que se inicie para generar ingresos debe ser controlado en base a ganancias, financiación, pérdidas y gastos. No es necesario tener un diploma en contaduría para llevar las cuentas más básicas de nuestra empresa, estos planes los puedes chequear tú. El plan de tesorería es en esencia un plan de manejo del dinero.
1. ¿Cómo hacer un plan de tesorería?
Como hemos mencionado anteriormente un plan de tesorería debe ir adaptado a cada proyecto y cada negocio, en base a lo que estamos trabajando se debe analizar y responder a las siguientes preguntas:
¿Estoy financiado por un crédito/préstamo o solo trabajo con mis ahorros personales?
¿Cuántas cuentas debe pagar mi empresa/negocio a final de mes?
¿Cuántos empleados tengo?
¿De cuánto es mi sueldo como dueño/a del negocio?
¿Cuántos gastos necesita hacer mi empresa/negocio para mantenerse a flote todos los meses?
Teniendo claras las preguntas anteriores, ya puedes iniciar un plan de tesorería básico para cualquier negocio.
Lo siguiente que se debe hacer es establecer una previsión de cobros y una previsión de gastos en las que se debe incluir los pagos a realizar y las pérdidas.
La previsión de cobros se basa en estructurar los pagos recurrentes que nos deben realizar nuestro clientes. Hay dos maneras de organizarlo según nuestra empresa, si trabajamos con mercancía o servicios a crédito o si trabajamos de contado. En el caso de que trabajemos a crédito es importante establecer las fechas y el dinero que debe ingresar mes a mes por los servicios prestados o las mercancías vendidas. En el caso de que trabajemos de contado, la previsión de cobros se realiza en base a las ventas y servicios ya pagados, puede ser que incluso trabajando de contado, surja alguna excepción donde se realice una venta a crédito y ésta en particular también debe ser contabilizada según el tiempo previsto a ser pagada para que estas excepciones no lleven a la ruina a tu negocio.
La previsión de pagos es la estructuración de todos los pagos que nosotros como empresa debemos cancelar a proveedores, bancos o prestamistas, alquiler de establecimiento, pago a empleados y pago de servicios básicos. Si estamos trabajando con ahorros personales, la previsión de pagos se realiza en base a pago de proveedores de materiales, alquiler de establecimiento, pago de mercancías, pago a empleados, y pago de los servicios básicos que se realiza mes a mes.
La previsión de pérdidas es la estructuración de las mercancías, materiales o dinero perdido de manera inevitable. Esto se hace porque cada proyecto tiene un riesgo de tener pérdidas en algún área. Ignorar las pérdidas es tan peligroso como ignorar las ganancias, porque las pérdidas descontroladas suponen un peso a la percepción de las ganancias. Las pérdidas son esos gastos que no tienen manera de ser repuestos, es decir dinero que se tira a la basura. Suena algo chocante pero muchos negocios tienen una previsión de pérdida tan bien estructurada que logran no afectar el funcionamiento de un negocio. Por ejemplo, es inevitable que en un restaurante se riegue fuera de los vasos algunos mililitros de bebida, esto es en sí una pérdida pero si la podemos cuantificar, podemos asumir en los costos las formas de recuperar o de no afectar nuestro presupuesto. Los robos en los establecimientos de comida también son cuantificables y esto se refleja en el costo final de un producto.
Cuando existe un desbalance entre los cobros y los pagos es donde surgen los problemas. Para entendernos de manera más coloquial, no podemos tener más pagos que cobros ¿por qué? porque sencillamente no puedo pagar más de lo que mi empresa puede cobrar en beneficios, todo esto demostrable con matemática básica.
2. 5 ejemplos de planes de tesorería
En este apartado te vamos a mostrar 5 ejemplos sencillos y explicados de como se realiza un plan de tesorería. Estos ejemplos están realizados con Excel pero puedes hacerlos a mano.
Primer ejemplo
En este primer ejemplo vemos un plan de tesorería muy básico y muy sencillo que puede ser de un pequeño negocio o un pequeño emprendimiento. Tomando en cuenta que este hipotético negocio no tenga empleados sino que sea llevado por su propio dueño. En la tabla de color verde vemos los datos de las ventas que esta persona realizó, para el mes de enero la persona vendió 1200$ en mercancía, y recibió el pago total de los 1200$. Para el mes de febrero vemos un pequeño cambio, la persona vendió 2000$ pero el monto de sus ventas pagas es de 900$, esto quiere decir que algún cliente adquirió la deuda de 1100$, por lo que solo se percibieron 900$ de ganancia. Para el mes de marzo la persona vendió 1500$ en mercancía pero percibió un pago de 2600$, esto es debido a que el mes de marzo la persona recibió el pago total de la deuda de 1100$ del mes de febrero, aumentando la percepción de la ganancia.
En la tabla amarilla vemos los pagos, entre ellos podemos notar el pago a proveedores, el alquiler, las facturas y los gastos de envíos (suponiendo que cada envío cuesta el 10% de cada producto individual). Para el mes de enero vemos que la ganancia bruta después de sacar la diferencia entre el gasto total y el monto de ingreso es de 780$, a pesar de haber vendido 1200$ en mercancía. Para el mes de febrero nos encontramos con una ganancia bruta disminuida debido a que solo una parte de la mercancía vendida y enviada fue pagada. Para el mes de marzo vemos una ganancia bruta aumentada, esto debido a que se suma el pago de la deuda del mes pasado, manteniendo el estándar de gastos mensuales (sin contar los gastos de envíos de la mercancía en deuda que fueron pagos en mes de febrero).
Segundo ejemplo
En este segundo ejemplo vemos una situación similar pero con grandes diferencias a la anterior. En este caso vemos el plan de tesorería de una persona que tiene un negocio comercial con un solo empleado. En la tabla de color verde vemos los ingresos por mes. En el mes de enero la persona logró vender y concretar el pago de 1200$ en mercancía, además de esto no sufrió ningún hurto. Para el mes de febrero la persona logró vender y concretar el pago de los 2000$ pero sufrió un hurto de 1200$ por lo que solo pudo percibir 800$. Para el mes de marzo la persona logró vender y concretar el pago de 1500$ pero tuvo otro hurto de 100$, por lo que percibió 1400$.
En la tabla color amarillo vemos los pagos que debe realizar la persona, incluido el pago del empleado. Para enero la persona realizó un pago total de deudas y nómina de 520$. Para el mes de febrero la persona realizó un pago de 650$ ya que al vender más tuvo más gastos de envío, sin embargo el robo le supuso un golpe estadístico a sus ingresos, ya que solo pudo obtener una mínima suma de 150$ de ganancia bruta, es decir que apenas pudo pagar los gastos básicos de su empresa. Para el mes de marzo la persona percibió una ganancia bruta de 508$ a pesar de haber tenido un robo de 100$.
Tercer ejemplo
En este tercer ejemplo vemos un caso muy especial. Este plan corresponde a una empresa que trabaja con ventas a crédito. Este tipo de modelo empresarial tiene la particularidad de requerir muchos cuidados ya que al mínimo descuido de las finanzas toda la economía del negocio se puede venir abajo. Vemos igualmente que en las tablas de color verde tenemos los ingresos. Para el mes de enero la persona realizó 1200$ en ventas, en ese mismo mes totalizó los pagos correspondientes a 200$, y tuvo un cobro mensual de 150$, su ganancia percibida de ese mes fue de 350$ ya que solo se puede contar con los pagos totalizados y los cobros mensuales. Para el mes de febrero la persona realizó una venta de 5000$, totalizó un cobro de 1000$ y un cobro mensual por ventas anteriores de 150$, su ganancial percibida de ese mes fue de 1150$, tomando en cuenta los pagos totalizados y los cobros mensuales. Para el mes de marzo realizó ventas por el monto de 1500$, totalizó un cobro de 500$ y obtuvo un cobro mensual de 700$ por ventas anteriores, obtuvo una ganancia percibida ese mes de 700$ tomando en cuenta los pagos totalizados y los cobros mensuales.
En las tablas de color amarillo vemos los pagos que debe realizar la empresa. Para el mes de enero la persona realizó un pago total de 520$ por lo que obtuvo de ganancia bruta ese mes de -170$, eso quiere decir que sus gastos fueron mayores que los ingresos. Esto representa un problema para cualquier empresa, pero es un problema habitual en los negocios de venta a crédito. Para el mes de febrero la persona realizó un pago total de 650$, siendo su ganancia bruta de 500$, aquí se refleja una gran diferencia con el mes anterior, si profundizamos en el análisis esa persona pudo haber recuperado los 170$ de pérdida del mes pasado. Para el mes de marzo la persona realizó un pago total de 508$, su ganancia bruta fue de 192$.
Cuarto ejemplo
En este cuarto ejemplo vemos un caso hipotético de una prensa que presta servicios de mantenimiento. En las tablas verdes vemos las ganancias del mes. En el mes de enero la empresa realizó un monto en ventas de contratación por 50.000$, los pagos totalizados de los servicios fueron de 10.000$, y los cobros mensuales por mantenimiento fueron de 5.000$, su ganancia percibida ese mes fue de 15.000$. Para el mes de febrero la empresa realizó una venta por contratación de 30.000$, una totalización de pagos por 20.000$ y un cobro mensual por 5.000$, su ganancia percibida ese mes fue de 25.500$.
En las tablas amarillas vemos los pagos que tuvo que realizar la empresa. Para el mes de enero realizó un pago total de 7200$ y para el mes de febrero un pago total de 7400$. Además se tomó en cuenta la pérdida de ganancia para ese mes a causa de la cancelación de los servicios como bajas mensuales, que para enero fue de 1000$ y para febrero fue de 500$. Las ganancias brutas para el mes de enero tomando en cuenta las ganancias percibidas, los pagos y las bajas del servicio, fueron de 6800$ y para el mes de febrero 17600$.
Quinto ejemplo
En este último ejemplo un hipotético caso de un negocio de estética. En las tablas verdes vemos las ganancias percibidas. Para el mes de enero obtuvieron un total de 1000$ por los servicios estéticos. Para el mes de febrero obtuvieron una ganancia de 1600$ por los servicios estéticos. En la tabla amarilla vemos los pagos mensuales, para el mes de enero tuvieron un pago total de 1500$, para el mes de febrero un pago total de 1500$. La ganancia brutal del mes de enero fue de -500$ como hemos visto en un caso anterior, aquí las ganancias no fueron lo suficiente para cubrir el gasto. En el mes de febrero vemos que la ganancia bruta fue de 130$, apenas pudieron cumplir con los pagos de alquiler y empleados, y no pudieron recuperar la pérdida del mes anterior.
