El presupuesto es un instrumento de planificación que expresa, en términos financieros o monetarios, las operaciones y recursos que forman parte de la empresa en un período determinado, con el fin de alcanzar exitosamente las metas establecidas por la organización en su plan de estrategia.
Así mismo, es un procedimiento que integra y coordina todas las áreas, actividades, departamentos y directivos de la empresa, que traduce de forma monetaria y cuantificada las metas que la organización quiere alcanzar.
Esto facilita en gran medida la asignación de recursos y la comunicación en general entre distintas áreas de la empresa, con el correspondiente seguimiento que asegura el cumplimiento e identificación los errores financieros que deben corregirse. En términos generales el presupuesto es útil para determinar la cantidad de recursos necesarios para desarrollar las diversas actividades de la empresa y para controlar los ingresos, gastos e inversiones que se deben realizar en un período determinado.
En esta oportunidad en Procrastina Fácil te explicaremos todo sobre los diferentes tipos de presupuesto que existen actualmente para ser usados en el área financiera de cualquier empresa, acorde a las necesidades y objetivos que tenga a largos plazo.
Tipos de presupuesto para empresas
No todas las áreas de finanzas tienen las mismas características. Por lo tanto, para definir un presupuesto, debe ser pensado como un plan integrado en el que interactúan diferentes departamentos que conforman la empresa, y aunque existen diferentes perspectivas y tendencias con respecto a la gestión presupuestaria. Las clasificaciones más utilizadas se basan 8 tipos de presupuesto, cada uno de ellos especializados en las diferentes funciones corporativas. A continuación te explicamos cada uno de ellos en función de su alcance y características especiales.
1. Presupuesto Maestro
El presupuesto maestro recopila y organiza todos los cálculos para crear una imagen financiera completa, por lo tanto, cubre toda la información. Contiene los datos económicos destinados al flujo de caja presupuestado y todo lo relacionado con las finanzas de la empresa.
Su finalidad es mantener el equilibrio entre los diferentes departamentos de la compañía. Desde esta perspectiva, promueve la funcionalidad de los procesos y contribuye al logro de los objetivos generales a largo y corto plazo. Para realizar debes tomar en cuenta las siguientes recomendaciones.
Como primer paso debes identificar y aislar los puntos clave del presupuesto. Por un lado ventas y producción, y por otro lado, los costes e ingresos estimados, para posteriormente recopilar de los distintos departamentos toda la información necesaria para crear los presupuestos. En esta se engloba tanto las estadísticas como el análisis de factores, que son tan importantes como la competencia o el mercado laboral en el que nos movemos.
Una vez terminado el proceso, entra al juego la alta dirección o la junta directiva, evaluando el trabajo general, solicitando cambios o reajustes si encuentran errores o debilidades, para finalmente aprobar el presupuesto.
2. Presupuesto de operación
Este presupuesto incluye las actividades de producción, ventas y administración de la empresa. Se enfoca específicamente en la recopilación y análisis de datos relacionados con los gastos, el estado real de ganancias o pérdidas, mirando hacia el futuro. Es comúnmente utilizado por grandes empresas, desentendiendo de la complejidad de las operaciones que ocurre en un cierto período de tiempo. En este presupuesto conviven, entre otras cosas, con los ingresos, el precio de venta, el presupuesto de producción, las necesidades de materia prima, los costes de mano de obra, los costes de fabricación y los costes de administración.
La forma más eficaz de crear este presupuesto es resumirlo en un informe con los datos organizados de cada departamento. Esto proporciona a la organización de la información actualizada sobre dónde se están dirigiendo los presupuestos operativos a través de un estado de resultados, describiendo así las actividades que sirven para generar y aumentar los ingresos de la compañía.
3. Presupuesto de ventas
También se conoce como presupuesto de ingresos y define lo que se espera de la organización en el mercado. Se adapta a la demanda y según este principio se elabora un presupuesto de producción, que incluye una orientación hacia metas futuras así como el incremento de los activos de la empresa. La mayoría de las compañías hacen este tipo de presupuesto porque mantienen todos los datos económicos actualizados, lo cual es un elemento clave de una buena gestión financiera. De hecho, en muchas ocasiones, este presupuesto representa el primer paso para generar los demás presupuestos.
Para instaurar un presupuesto de ventas, es de vital importancia aclarar los objetivos que desea alcanzar en un período determinado. Realizar un estudio objetivo utilizando una herramienta que evalúe la demanda del mercado. Esto te permitirá asegurar un correcto análisis de factores como la economía, la industria y las ventas pasadas, para así facilitar la ejecución una vez aceptado el presupuesto. Después de eso, debe comunicarlo a todos los departamentos involucrados. En conclusión, para elaborarlo se necesita tener disponibilidad de tiempo, además de esfuerzo y un amplio conocimiento del mercado.
4. Presupuesto de producción
Es considerado como la columna vertebral del presupuesto empresarial. Este se genera de acuerdo y posteriormente al presupuesto de ventas, ya que estos están estrechamente vinculados y relacionados. La recopilación de datos de ambos se utiliza para anticipar cuánto se va a producir y si los resultados están en alineados con los objetivos esperados a largo plazo. Este documento es de vital importancia, ya que los responsables de administrarlo saben qué se está produciendo, cómo administrar los insumos y recursos para el crecimiento efectivo de la productividad en la organización, y el cálculo de los costos asociados con las ventas.
Quienes elaboran este presupuesto suelen ocupar puestos de alta dirección, ya que deben controlar y ejecutar los factores que intervienen en el proceso, la mano de obra y los recursos de la empresa, dos aspectos principales a considerar. Para su realización existe una fórmula general para llevar a cabo la tarea, la cual se resume en:
unidades = presupuesto de ventas + inventario final planificado – inventario inicial
5. Presupuestos de compras
También se le conoce como presupuesto de recursos necesarios. Se crea de acuerdo con el presupuesto de producción, en él se enumera los costos de los insumos que una empresa necesita para generar su producción y las ventas. Para un desempeño eficiente, se realiza un inventario que ayudará a determinar las necesidades e importancia de los distintos insumos. En el proceso se considera aspectos importantes como el estándar exacto de cada producto, el tiempo requerido para su renovación, la adquisición efectiva de materiales suficientes para evitar la escasez y el precio unitario.
Es importante que el Presupuesto de Compras actualice estos datos constantemente, para que la programación del pedido sea exitosa y se reciba la cantidad de materia prima requerida para la producción sin generar pérdidas.
6. Presupuesto de flujo de caja
También puede denominarse presupuesto de flujo de activos y está estrechamente relacionado con el presupuesto de caja. Su objetivo general es el de determinar los flujos de efectivo que tiene una empresa en un periodo de tiempo determinado.
Este es crucial para tomar decisiones estratégicas, ya que refleja una estimación de cuánto y cómo está entrando el dinero, permitiendo así crear un plan adecuado para el futuro.
Con este presupuesto se estará considerando toda la información necesaria para definir si la empresa cuenta con la capacidad y los recursos monetarios para continuar en función y la manera en que se administran dichos recursos.
El presupuesto de caja proporciona datos importantes para conocer las cifras finales y saber si tienes superávit o déficit de caja, los datos que facilitan la recogida de información son los siguientes: Flujo de entradas, de salidas, efectivo neto y saldo de efectivo excedente.
7. Presupuesto de tesorería
Este presupuesto es uno de los más importantes dentro de la planificación, si deseas generar un mayor crecimiento económico para la empresa debes tenerlo en cuenta, ya que este controla y anticipa los activos financieros que posee la compañía. Proporciona una visión a futuro, que se fundamenta en la recolección de los datos de cobros, pagos y gastos para determinar si se les puede hacer frente con los ingresos que obtuvo el negocio. También planifica las medidas a tomar en caso de desequilibrios tales como excesos o déficit de liquidez.
Las fechas recomendadas para realizar este presupuesto son al inicio de la actividad empresarial y a finales de cada año. La forma ideal para conocer con exactitud cómo puedes obtener este presupuesto, es tomando en cuenta la entrada de capital menos los gastos. Por esta razón es que este presupuesto se divide en dos tipos los presupuestos de cobros y gastos.
8. Presupuesto publicitario
Se centra en los diferentes medios con los que interactúa la empresa para publicitar y desarrollar estrategias de marketing. Este presupuesto es fundamental para llegar a tus clientes y crear un diseño de comunicación eficaz.
Debes ser específico en tus objetivos, también tienen fechas, cifras exactas y metas alcanzables. Es importante que especifiques siempre la cantidad de dinero que utilizarás para eventos, publicidad online, sitios web, medios tradicionales, agencias, entre otros.
El objetivo principal de este presupuesto es obtener los datos necesarios sobre el consumo de estos servicios en un período determinado. Esto te permite determinar si su presupuesto se alinea con el gasto de su estrategia de marketing y con los fondos de los que dispone la compañía para realizarlo.
Como dato adicional a la elaboración de cada uno de ellos, es importante señalar que los presupuestos debe ser estrictamente elaborados con lapso de anticipación a los periodos presupuestados y revisados/aprobados por los distintos jefes o gerentes de las áreas correspondientes antes de su ejecución, de esta forma enmarcamos las necesidades de cada área y el compromiso que de ellas se deriva.
Las empresas que no dispongan de un área de planificación deberán designar un responsable de presupuestos para que los elabore. Este líder tendrá la tarea de conocer todos los procesos de la empresa e información de clientes, será quien capacitará la elaboración de los presupuestos y el complemento entre ellos, coordinándolos con las diferentes áreas.
