15 Propósitos de una carta formal

Una carta es un documento escrito que lleva un remitente y un destinatario, es decir, es un tipo de comunicación bidireccional entre dos personas que pueden o no encontrarse a distancias muy grandes. La carta fue una la primera forma de comunicación entre personas, no obstante, su función no está totalmente perdida pues aún se siguen presentando formatos de cartas para diferentes acciones. La mayoría de las cartas son de cohorte formal y tienen distintos propósitos que en las siguientes líneas desdibujaremos.

¿Qué es una carta formal?

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Una carta formal es un texto comunicativo de información relevante, por lo general su contenido se ocupa de cuestiones rigurosas, tópicos como: los institucionales, académicos, de negocios, laborales, políticos, financieros y otros.

Una carta formal es una comunicación habitual que se realiza cuando se desea realizar una solicitud, propuesta, recomendación, agradecimiento, queja, renuncia o divulgación de un interés particular.

Propósitos de una carta formal según su tipo o clasificación:

Las cartas formales tiene múltiples propósitos, estos están ligados al tipo de carta formal que se esté presentando. A continuación te daremos una lista con los más comunes temas que abordan este tipo de cartas y su propósito. Es importante recordar que este tipo de cartas cuentan con un protocolo o formato bien establecido y elementos casi inalterables, en este sentido el propósito de las cartas formales puede ser:

1. Dar la bienvenida o aceptar a alguien o algo (Carta de bienvenida o admisión)

Estas cartas son muy comunes en las universidades cuando admiten nuevos estudiantes o bien cuando aceptan un proyecto de un determinado docente o investigador.

2. Presentarse o darse a conocer (Carta de presentación)

Es una redacción formal que usan los profesionales de distintas áreas, generalmente cuando están optando algún puesto de trabajo nuevo para contar brevemente su experiencia, sus objetivos dentro del puesto de trabajo al que  opta y futuras metas.

3. Despedir a alguien de algún puesto de trabajo (Carta de despido)

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Es una notificación que las empresas o instituciones suelen darles a aquellos trabajadores que por algún motivo deben salir de la plantilla laboral. Puede ser por incumplimiento de contrato, recorte de personal, cierre del área laboral o cualquier otro motivo que debe estar expuesto en dicha misiva.

4. Notificar el abandono del puesto de trabajo (Carta de renuncia)

Es lo puesto a la anterior, el objetivo esta carta es notificar a la empresa que un trabajador en particular ya no desea laborar más allí, en esa carta se deben expresar los motivos por los cuales la persona desea abandonar su puesto de trabajo.

5. Solicitar algo a alguien de manera formal (Carta de exposición de motivos)

Suele llamarse así a aquellas cartas que son redactadas por personas particulares en búsqueda de apoyo, ya sea financiero o de cualquier otra índole. El propósito de esta carta es decir por qué una persona necesita ayuda para realizar una actividad determinada. Por ejemplo, cuando las personas no tienen suficiente dinero para pagar la matriculación en la escuela pueden apelar a una carta de exposición de motivos para solicitar un tipo de aplazamiento o beca para poder costear sus estudios. También sirve para solicitar alguna donación, exoneración o condonación de un pago.

6. Acreditar la buena voluntad de otros (Carta de referencia personal)

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Es un tipo de carta que normalmente exigen los trabajos o las entidades bancarias, generalmente es para comprobar que la persona que está solicitando un trabajo, crédito o préstamo, goza de honorabilidad ante la sociedad.

7. Avalar el buen desempeño laboral o académico de una persona (Carta recomendación)

Es muy parecida al anterior, solo que esto está más vinculada al ámbito laboral. Generalmente las cartas recomendación son otorgadas por las empresas donde una persona ha trabajado. Y luego de cumplir su ciclo al momento de salir de ese trabajo puede solicitarla como un aval para conseguir un futuro empleo.

8. Otorgar una herencia (Testamentos)

Los testamentos son un instrumento legal en muchos países, y son de, alguna manera, cartas formales redactadas por personas que tienen algún tipo de peculio y dejan por escrito a quién y bajo qué condiciones traspasaron sus bienes luego de morir.

9. Despojar a alguien de un bien (carta o notificación de embargo)

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La carta del banco es un tipo de notificación que generalmente envían bancos por incumplimiento de acuerdo de pagos a una persona que haya solicitado un crédito previamente y no haya cumplido cabalmente con sus cuotas.

10. Solicitar permiso (carta de reposo)

Este es un formato de carta que es muy parecido a la exposición de motivos, pero no es para solicitar ayuda, sino para conseguir permiso  en el trabajo o la escuela, ya sea por enfermedad o incapacidad temporal de acudir al sitio.

11. Pedirle disculpas a alguien o alguna institución por algún daño grave causado (carta de perdón)

Las cartas de perdón son generalmente un requisito para algunos delincuentes menores, de esta manera demuestran que están arrepentidos por el daño público causado y puede servir de atenuante a la hora de recibir una condena.

12. Notificar algo (carta de notificación)

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Este es generalmente una herramienta para poner al tanto a una persona sobre algo que esté pasando, por ejemplo: cuando una persona adeuda dinero a una empresa u organismo gubernamental recibe cierta cantidad de cartas de notificación.

13. Citar alguien (carta de citación)

Una citación es un tipo de notificación legal, en este tipo de documentos se emplaza o conmina a un ciudadano o ciudadana a comparecer ante algún organismo o institución pública, ya sea para rendir cuentas o responder ante alguna demanda. Las citaciones también se ocupan en el ámbito laboral, se dan cuando un trabajador es solicitado ante su superior para esclarecer alguna situación o recibir capacitación para mejorar su desempeño en el empleo.

14. Detener alguna actividad de carácter económico o financiero (carta de cesantía)

Una carta de cesantía es aquella que se pasa a los organismos tributarios para notificar que una empresa dejará de funcionar y por ende debe ser dada de baja a nivel institucional para evitar el cobro de impuestos y sanciones pecuniarias.

15. Dar gracias (carta de agradecimiento)

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Son cartas comunes que se le otorgan a una institución o empresa en particular por haber colaborado con alguna causa. Generalmente son redactadas por fundaciones y ONG otras instituciones sin fines de lucro.

Elementos de una carta formal

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La redacción de una carta formal varía de acuerdo a su propósito, sin embargo hay elementos de redacción y tipográficos que deben estar presentes en un documento de esta categoría, como lo son por ejemplo:

  • Membrete: es un formato establecido que generalmente lleva el nombre de la institución que emite la carta, el logo y otros datos como la dirección, el correo electrónico y más.
  • Fecha: es un elemento muy importante, ya que indica el día exacto, mes y año en el que fue emitida una carta. Es un elemento infaltable dado que través de la fecha de emisión se pueden medir los plazos.
  • Lugar, remitente y destinatario: son elementos que deben estar presentes para saber el sitio desde donde se emite, quien las emite y quien debe recibirlas.
  • Saludo inicial: son frases introductorias antes de dar el contenido central de la carta.
  • Desarrollo: es el contenido como tal, para él no hay un formato ya que dependerá mucho del propósito de la carta y del tipo de la misma que se esté redactando.
  • Despedida: son las palabras finales.
  • Firma: es el elemento de cierre de una carta formal, la firma es muy importante para darle legitimidad a las cartas. Generalmente firma quien envía la carta, esta firma puede ser de puño y  letra o en formato electrónico dependiendo de las circunstancias.

Consejos para redactar una carta formal

La redacción de una carta formal no debe ser muy diferente a la de un trabajo para la escuela o tu universidad, debes guardar ciertos elementos que le dan un carácter de seriedad al texto, como  por ejemplo:

  • Redacta con palabras claras y sencillas, que no sean coloquialismos u obscenidades, recuerda mantener un carácter formal.
  • Se puntual, no divagues, ve al grano con la información recuerda que no es un texto literario no tienes que demostrar tus dotes de escritor.
  • Evita los errores ortográficos, contracciones y las abreviaturas de palabras para evitar confusiones.
  • Cuida la sintaxis y la semántica.
  • No dejes vacíos expresa todo lo necesario para hacerte entender correctamente.
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Periodista con experiencia en radio, prensa escrita y televisión

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