El control es una función administrativa indispensable para abonar el éxito de cualquier empresa, independientemente de su valor, o su tamaño. Es la forma correcta de garantizar que toda la información que se maneje sea completa, coherente y sobretodo útil para cubrir los diversos objetivos y necesidades de las distintas áreas tras el paso del tiempo.
A través de las técnicas de control, se mide, se supervisa, se regulan las actividades organizativas, y se comparan el desempeño real con los estándares y objetivos organizacionales esperados.
Robert B. Buchele decía que “El control en la empresa consiste en el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias”.
A continuación, una lista de técnicas de control:
Técnicas de control tradicionales
Son técnicas que han sido utilizadas en el ámbito de la organización empresarial durante un largo período.
1. Observación personal
Los gerentes recogen la información de primera mano sobre el desempeño de los empleados. Sin embargo, es un ejercicio que implica tiempo, tiene la cualidad de ser subjetivo, y dependiendo del tipo de trabajo puede ser poco práctico.
Además genera presión psicológica sobre los empleados para que se desempeñen sus obligaciones como es, pues son conscientes de que están siendo observados personalmente en su trabajo y eso puede intimidarlos o estresarlos.
2. Informes estadísticos
Es el análisis general de informes y datos que se utilizan en forma de porcentajes, indicadores o promedios de diferentes aspectos en las diversas áreas. Para que esta información sea realmente útil, debe presentarse en: cuadros, gráficos o tablas (en físico o digítales).
Presentarlos de esa forma le permitirá a los gerentes hacer comparaciones más fácilmente, entre el estándar o los estándares establecidos y períodos anteriores.
3. Control presupuestario
Esta técnica consiste en armar uno o varios presupuestos para las diferentes operaciones que se deben realizar en una organización. El presupuesto viene siendo un documento cuantitativo del resultado esperado, preparado para un período definido de tiempo futuro, con el fin de obtener un objetivo determinado. Estos presupuestos actúan como estándares para compararlos con los resultados reales y así tomar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.
4. Análisis de punto de equilibrio
Es una técnica para estudiar la relación entre costos, volumen y ganancias. Determina el marco general de ganancias y pérdidas probables para diferentes niveles de actividad al analizar la posición general. El volumen de ventas en el que no hay ganancias ni pérdidas se conoce como punto de equilibrio.
Técnicas de control modernas
Estas técnicas proporcionan una nueva forma de pensar y otorgan nuevas maneras de poder controlar los diversos aspectos de una organización.
5. Retorno de la inversión (ROI)
Esta técnica sirve para determinar si el capital invertido en el negocio se ha utilizado de manera eficiente, es decir, si genera un rendimiento razonable o no. El ROI actúa como un dispositivo de control eficaz para medir el desempeño general de una organización, o de sus departamentos o divisiones individuales. También ayuda a los gerentes departamentales a descubrir los problemas que afectan negativamente el ROI.
Se utiliza el ingreso neto del antes y después de impuestos para calcular el ROI. La inversión total incluye: la inversión en activos fijos, así como capital de trabajo invertido en el negocio.
6. Análisis de indicadores
Esta técnica analiza los estados financieros de una empresa comercial mediante el cálculo de diferentes indicadores. Los indicadores más utilizados por las organizaciones se clasifican de la siguiente forma:
- Indicadores de liquidez: Al calcularlos se obtienen la situación financiera a corto plazo del negocio y la capacidad del mismo para para pagar los pasivos a corto plazo.
- Indicadores de solvencia: Al calcularlos se obtiene la solvencia a largo plazo del negocio y su capacidad para pagar las deudas a largo plazo. Incluye los indicadores de deudas, el indicador de propiedad, los indicadores de cobertura de intereses, etc.
- Indicadores de rentabilidad: Ayudan a analizar la posición de rentabilidad de un negocio. Por ejemplo, el indicador de ganancia bruta y neta, el indicador de operación, etc.
7. Contabilidad de responsabilidad
Es un sistema de contabilidad en el que la participación general de las diferentes secciones, divisiones y departamentos de una organización se configura como “centros de responsabilidad”. El jefe de cada centro es responsable de lograr el objetivo establecido para su centro. Los centros de responsabilidad pueden ser de los siguientes tipos: Centro de costos, de ingresos, de ganancias, y de inversiones.
8. Auditoría de gestión
Es una evaluación general y sistemática del desempeño de la administración de una organización o empresa. El objetivo es revisar la eficiencia y efectividad de la administración, es decir, la eficiencia con la que se ejecutan los planes y proyectos. A su vez mejorar el desempeño de todos en períodos futuros. También vigila y debe garantizar la actualización de las políticas de gestión existentes. La supervisión sistemática y rigurosa del desempeño de la administración ayuda a mejorar el sistema de control.
9. Pert y CPM
PERT (técnica de evaluación y revisión programada) y CPM (método de ruta crítica) son importantes técnicas de red, útiles para la planificación y el control. Estas técnicas sirven para calcular el tiempo total, esperado o el necesario para concretar un proyecto. Por consiguiente, estas técnicas están bastante interrelacionadas y tratan factores como la programación del tiempo y la asignación de recursos para estas actividades.
