las técnicas de planificación

Existen modelos predeterminados de gestión para llevar a cabo durante un período específico y que representen una anticipación al tiempo, con el fin de alcanzar objetivos organizacionales previamente definidos, a estos modelos se les conoce como Técnicas de Planificación.

Iniciar un proyecto sin poner en práctica las técnicas de planificación es como ir en un avión sin piloto. Estas técnicas son la guía para que todo se ejecute de forma adecuada y que los objetivos sean alcanzados de la mejor manera. 

Toda técnica de planificación se apoyada en herramientas las cuales determinarán el impacto de su estrategia a través del análisis de factores internos y externos. La planificación es una función administrativa presente en todos los niveles organizacionales. Por lo tanto, ya sea que sea nuevo en la gestión de proyectos o un oficial con años de experiencia en su haber, siempre hay más herramientas y técnicas de planificación para aprender. Por eso en esta oportunidad Procrastina Fácil te ayuda a realizar una buena planificación, ya que te traemos varias Técnicas de planificación.

Técnicas de planeación
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Técnicas de Planificación Cuantitativas

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Las técnicas de planeación pueden ser cuantitativas cuando se aplican métodos matemáticos o estadísticos, resultando siempre una cantidad numérica, llamada índice que puede ser comparado con otros ya establecidos.

Redes CPM (Método de Ruta Crítica):

Este método es muy utilizado para el desarrollo y control de proyectos, su objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, estableciendo una secuencia de todas las actividades que están relacionadas entre sí, en donde cada una tiene duraciones estimadas. En otras palabras es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

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Redes PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas):

Esta es una técnica de análisis de red de tiempo en el cual se identifican los diversos acontecimientos en un proyecto, con el tiempo planeado par a cada uno y colocados en una red que muestra las relaciones de cada evento con otros; a partir de la secuencia de eventos interrelacionados, ya que mientras más variables se puedan controlar, mejores serán los resultados al estimar. Además el método PERT también se realiza en base al costo de los acontecimientos y se puede combinar con el tiempo planteado. Dada todas las incógnitas que existen cuando se trata de un proyecto PERT gestiona la probabilidad compleja de un proyecto con métodos estadísticos simples.

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Gráfica o Diagrama de Gantt (de Barras):

Es una herramienta que permite planificar por medio de una matriz de doble entrada en la que se anotan en las líneas, las diferentes actividades que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarán esas actividades. Tiene por objetivo controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente. Un gráfico de Gantt es un sencillo gráfico de barras, en el que cada barra simboliza una tarea del proyecto, su eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. En sentido vertical se ofrece una relación de las tareas. Estos elementos facilitan una visión general del proyecto, así como un seguimiento del mismo. Otros de sus usos es que puede ser útil para anticiparse a un problema y solucionarlo con mayor agilidad.

diagrama gantt

Diagrama de Proceso y de Flujo:

Un diagrama de flujo facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. Este diagrama es la representación gráfica y simbólica del acto de elaborar un producto o servicio. Este diagrama muestra las operaciones e inspecciones por efectuar, las relaciones sucesivas cronológicas y los materiales utilizados. En el solo se registrara las principales operaciones e inspecciones para comprobar su eficiencia, sin tener en cuenta quien las efectúa ni donde se lleva a cabo.

diagrama de flujo

Arboles de Decisiones:

Este método consiste en una representación de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; por lo general, comienza con un único nodo y luego se ramifica en resultados posibles. La diagramación se presenta con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que el efecto total parece un árbol. Esta técnica permite que un individuo o una organización comparen posibles acciones entre sí según sus costos, probabilidades y beneficios. Tiende a utilizarse para dirigir un intercambio de ideas informal o trazar un algoritmo que anticipe matemáticamente la mejor opción.

Técnicas de planificación

Técnicas de Planificación Cualitativas

Son técnicas cualitativas cuando no se utilizan métodos matemáticos, sino se aplica el criterio, la experiencia o las comparaciones.

Análisis situacional FODA o DAFO

El FODA es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o externos de programas, proyectos u organizaciones enteras. Sus siglas representan el estudio de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, de una empresa un mercado, o sencillamente a una persona, este acróstico es aplicado a cualquier situación, en el cual, se necesite un análisis o estudio.

Cada una de las letras del acrónimo poseen una definición muy específica:

Las fortalezas son los atributos o destrezas que una industria o empresa ostenta para alcanzar los objetivos.

Las oportunidades son aquellas situaciones externas y positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Las debilidades son problemas internos de la industria o empresa, que una vez son identificados se debe desarrollar una estrategia, para poder eliminarlos.

Las amenazas son  situaciones negativas, externas al programa o proyecto que pueden atentar contra éste, es decir, son los obstáculos que se presentan a largo plazo que evitan el logro de los objetivos organizacionales.

Se puede decir que el FODA es una herramienta fundamental en la administración y en el proceso de planificación, de hecho, con este estudio se beneficiará de un plan de negocios, pudiendo dar fuerza a la sigla de oportunidad, logrando además, la situación real en la que se encuentra la empresa o proyecto, y poder planificar alguna estrategia a futuro.

FODA

Tormenta o lluvia de ideas (Brainstorming):

Es una de las herramientas más populares cuando se trata de potenciar los procesos creativos, o la generación de ideas originales que ayuden en la resolución de problemas. Se trata de la práctica de una técnica de conferencia en la que un grupo de personas busca la solución a un problema específico, juntando todas las ideas aportadas en forma espontánea por sus integrantes.

Los tres principales propósitos que se buscan en una tormenta de idea son:

  • Producir un aluvión de ideas
  • Explorar las posibilidades de desarrollo
  • Incitar la creatividad de los colaboradores

Y su objetivo final es la resolución de problemas mediante el planteamiento de diferentes soluciones.

Lluvia de ideas

Grupos TGN:

Es una técnica creativa empleada para facilitar la generación de ideas y el análisis de problemas. Se basa en una reunión estructurada en la que participan varios gerentes y así crear ideas o tomar decisiones acerca de un problema, bajo el siguiente procedimiento:

  • Todos los participantes en silencio ponen sus ideas por escrito.
  • Los miembros del grupo se retroalimentan registrando en una pizarra o portafolio las ideas.
  • Se discuten cada una de las ideas registradas, con fines de aclaración y evaluación. Finalmente, se vota de manera individual sobre la prioridad de las ideas; la decisión se toma por votación puntuando aritméticamente las alternativas.

Este análisis se lleva a cabo de un modo altamente estructurado, permitiendo que al final de la reunión se alcancen un buen número de conclusiones sobre las cuestiones planteadas. Su objetivo principal es el de asegurar diferentes procesos en la aplicación de cada fase de la técnica, al igual que equilibrar la participación entre las personas participantes e incorporar técnicas matemáticas de votación en el proceso de decisión del grupo.

Empresa y planificación

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