Normalmente, cuando una persona desea aprender sobre la teoría de los sistemas administrativos se encuentra con tanta información que fácilmente podría terminar más confundido que al principio. Hoy intentaremos hacerte el camino más llevadero y te presentamos los conceptos básicos acerca de lo que son y proponen los sistemas administrativos, haciendo un hincapié en lo referente a elementos, cualidades de elementos, LOPA, sistemas como tal y talento humano, en conjunto de un ejemplo de sistemas que engloba lo previamente descrito.

Contenido del articulo

¿Qué es un sistema administrativo?

Imagen cortesía:

Los sistemas administrativos, al verlos desde un punto de vista bastante amplio, se refieren a un conjunto organizado que se interrelaciona entre sí, constituido por todos aquello procedimientos, controles, registros, interpretaciones y actividades que se realizan en pro de lograr un sano flujo empresarial dentro de la organización.

 A pesar de que toda empresa es distinta, cada una requiere de uno o varios sistemas administrativos que se adapten a las necesidades que esta precise.

Una ventaja es que permite automatizar los procesos de ejecución garantizando su armonía esquemática, facilita el reconocimiento de los problemas o inconvenientes por medio de la reingeniería de procesos, el cual ayuda a controlar los mismos incluyendo a la ejecución de nuevas alternativas de acción.

¿Cómo se estructuran?

El diseño o estructuración de los sistemas se hace una vez detectada la necesidad por la cual se desarrollará la iniciativa, luego se definen los objetivos para lograr realizar el sistema, se fijan sus políticas, planes, programas, documentación y se trabaja con la retroalimentación que existirá dentro del sistema a la par de brindarle una explicación y adiestramiento a las personas involucradas en el proyecto.

Hay una fase fundamental desde el inicio: la planeación de un sistema administrativo, dentro de la cual se definen cuáles serán los subsistemas y el comportamiento cuantitativo que tendrá el mismo (viendo que sea lo más económico posible, en pro de los intereses de la organización), ver en cuánto tiempo estará listo el sistema y a su vez, cuánto tiempo tardará aproximadamente para realizar un trabajo determinado.

Básicamente sistema administrativo está estructurado por cientos de sistemas agrupados en orden jerárquico, alegando que la salida de un sistema mayor podría ser la entrada de un sistema menor, dependiendo del caso.

Elementos de un sistema administrativo

hombre explica administración
Imagen cortesía: MásEducación

Los elementos que conforman a los sistemas administrativos son:

  • Entrada
  • Procesos
  • Salida
  • Reingeniería de procesos
  • Retroalimentación que existe tanto en el ambiente interno del sistema como en su ambiente externo.

Entradas

Las entradas en sí representan el punto de partida para lograr cubrir, mediante otros procesos, las necesidades iniciales o básicas del sistema. Existen las entradas suministradas en serie (siendo el resultado de una salida de un sistema administrativo anterior), retroacción (es cuando una salida del mismo sistema, vuelve a entrar en el sistema administrativo del cual salió) y las entradas aleatorias (son las entradas que netamente, estaban destinadas solo a ese sistema desde su introducción en la organización, como por ejemplo las materias primas).

Procesos 

Los procesos representan la manera en que una entrada puede convertirse en una salida. Por otro lado, la manera en la que un proceso es llevado a cabo es vital para el buen funcionamiento de la organización, lo cual, es precisamente lo que se espera de un proceso productivo.

Además, existe la clasificación de “producción de caja blanca” mediante la cual se conoce con sumo detalle cuáles son las partes de la producción; sin embargo, cuando se trata de una “producción de caja negra”, no se conoce con detalle la manera en la que una entrada llega a transformarse en una salida.

representación esquemática caja negra y caja blanca
Imagen cortesía de: José Alberto Benítez Andrades.

LOPA (Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos) en Venezuela

Dentro de la teoría de los procedimientos administrativos, resalta una ley fundamental para lograr realizar un proceso productivo adecuado, la cual fue fundada (en el caso de Venezuela) en el año 1981 por el presidente Luis Herrera Camping. Denominada como LOPA (Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos) estipula distintas normas que varían entre las disposiciones generales que deberán tener las actividades administrativas, en conjunto con las inhibiciones, términos, plazos, recepción de documentos, procedimiento administrativo (sea ordinario, sumario, o procedimientos en caso de prescripción), notificaciones, ejecución y revisión de actos o actividades administrativas en cuanto a la realización legal de cualquier elemento dentro del sistema administrativo, incluido el “proceso”, por supuesto.

Salidas 

Las salidas son la derivación obtenida del proceso productivo en cualquiera de sus alcances. En sí, las salidas son la parte más esperada del sistema administrativo, ya que demuestra el resultado del esfuerzo impartido por un período de tiempo determinado, y a su vez, da los elementos necesarios para que la empresa pueda sustentarse. Muchas veces, estas mismas salidas se convertirán en entradas de otros sistemas, en un ciclo indefinido que demuestra el gran alcance que poseen.

Retroalimentación 

Imagen cortesía: concepto.de

Se trata prácticamente de la información que fluye a través del sistema, o bien, pueden ser también los insumos del contexto o sistemas superiores. De esa manera, los productos o insumos inciden en un sistema superior, el cual da una energía necesaria para que, a través de los insumos que entran nuevamente en el sistema para transformarse en un producto neto o salida para otra estructura sistemática. 

El talento humano no puede faltar

Esquema creado por: Edda Stea (autora del artículo).

Por último, se indica que el talento humano es una parte fundamental dentro del proceso sistemático administrativo, ya que sin este, no se podrían realizar ninguna de las actividades vitales para que una organización pueda salir a flote. En este contexto, el talento humano se basa en el capital obrero, administrativo y gerencial que labora dentro de los distintos ámbitos de una organización, en conjunto de todas las actividades necesarias que deben realizarse para que cada uno de los subordinados den su mejor desempeño y beneficio para la empresa misma.

Conclusión

Si todas las empresas siguieran los pasos establecidos a partir del nacimiento de la teoría de los sistemas administrativos y lo que estos son en su totalidad, el movimiento organizacional de las mismas funcionaría de manera infalible desde un principio. Para esto, los elementos son muy claros y secuenciales. Como un buen sistema, ninguno puede funcionar sin el otro.

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