¿Quieres ser uno de sus pocos afortunados en el planeta Tierra que puedan decir que han dominado por completo cada pequeña cosa intrincada sobre Microsoft Excel?

¿Quieres convertirte en el número uno de tu oficina e impresionar a tu Jefe entregándole rápidos resultados de la tarea que te pidió?

Entonces es el momento de aprender a manejar de forma rápida y eficiente el poderoso Microsoft Office Excel. Y es que Excel es más que una marca que todos conocemos: es potente. Hace casi todo lo que uno podría pedir en una hoja de cálculo y de manera ‘relativamente’ sencilla.


Como triunfar en el trabajo

Desde que Microsoft dio un salto hacia adelante y actualizó a Excel a la versión 2010, ofreció más sorpresas que nunca. Para lidiar con toneladas de enorme data, no se puede ignorar el importante papel que desempeña Excel en el trabajo diario. Sin embargo, tanto para principiantes como para usuarios avanzados, todavía hay muchos consejos y trucos útiles que inevitablemente se pasan por alto y aquí en Procrastina Fácil hay 20 secretos útiles de hoja de cálculo de Excel que quizás no conozcas y que aumentarán con toda seguridad tu rendimiento laboral o tu rendimiento escolar.

Para tí, que deseas destacar: ¿Cómo prepararte para una entrevista de trabajo?

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1.- Autollenado de Columnas

Autorrellenado de columnas excel

Autollenado es el pequeño cuadrado en la parte inferior de la esquina de una celda. El solo hecho de saber cómo se comporta el autocompletado en diferentes contextos ahorra mucho tiempo. Pero, ¿qué pasa si hay una lista de miles, si no decenas de miles de filas? En lugar de mantener presionado el botón izquierdo del ratón y tirar hacia abajo, puede hacer doble clic en el ‘pequeño cuadrado en la parte inferior de la esquina.

Importante: La función Autocompletar con doble clic se llena hasta la primera fila vacía.

2.- Cambiar entre diferentes archivos de Excel

Alternar entre archivos excel

Cuando tienes muchas hojas de cálculo en un mismo documento es realmente molesto cambiar entre diferentes archivos porque a veces trabajar en la hoja incorrecta puede arruinar todo el proyecto. Usando Ctrl + Tab puedes cambiar entre diferentes archivos libremente. Esta función también es aplicable a otros archivos como diferentes pestañas de Windows en Firefox cuando se abre con Windows 7.

3.- Transponer Columnas a Filas y viceversa

Transponer filas excel

Tienes un montón de filas y quieres que se conviertan en columnas o viceversa. Te volverías loco moviendo cosas celda por celda. Así que Excel te ofrece una opción que ahorrará un montón de tiempo: el pegado especial con el que podrás transponer esos datos, seleccionando Pegado especial, marcando la casilla Transponer y pegarlos con una orientación diferente.

4.- Teclas de Atajo en Excel

Si no sabes cómo, aquí Modelos de cartas de recomendación

Hay mucho tiempo que ahorrar cuando haces uso de teclas de acceso rápido. ¡Echa un vistazo a estas 10 teclas de atajo en Excel!

  • Ctrl + 1: abre el cuadro de diálogo Formato de número.
  • Ctrl + tecla de flecha: se mueve a la última celda completada en una fila o columna.
  • Ctrl + Shift + tecla de flecha: nota desde donde estás incluso la última celda completada.
  • Ctrl + *: marcas de zona continua. Si no tienes un teclado numérico: Ctrl + Shift + ’
  • Ctrl + Espacio: marca la columna en la que estás.
  • Mayús + Espacio: marca la línea en la que estás.
  • Ctrl + Plus: inserta una nueva celda, fila o columna dependiendo de lo que está etiquetado.
  • Ctrl + Menos: borra celda, fila o columna dependiendo de lo que está marcado.
  • Ctrl + RePag / AvPag: se mueve entre las pestañas.
  • Alt + Enter: inserta saltos de línea en la celda.

5.- Exportar desde Internet a Excel

¿Cómo cargar datos desde internet a Excel?

Puedes importar fácilmente datos como los tipos de cambio monetarios que encontraste en internet a Excel:

1. Haga clic derecho en el sitio que desea importar.

2. Seleccione Exportar a Microsoft Excel.

Ahora Excel importará los datos y lo mejor es que puedes actualizar la información en cualquier momento en Excel cada vez que el internet reporte un cambio en ese tipo de cambio.

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6.- Haz cálculos sin utilizar fórmulas

Cálculos sin fórmula excel

Por ejemplo, si deseas multiplicar muchos números en una hoja por 2, no necesariamente tienes que hacer una fórmula para ello. Prueba esto:

1. Escribe el número a multiplicar en una celda. Por ejemplo, 3.14.

2. Seleccione esta celda y copie con Ctrl + C.

3. Resalte los números que se calcularán e ingrese al menú Editar → Pegar selección.

4. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Multiplicar.

5. Presione OK.

Luego todos los números que habías marcado previamente se multiplicaron por dos. Puedes hacer esto para múltiples operaciones matemáticas.

7.- Utiliza la Validación en celdas

Validación de celdas excel

¿Cansado de escribir o que los usuarios de tu hoja inserten valores no válidos en la hoja de cálculo? Prueba la validación en las celdas de Excel. Luego de usarla podrás elegir qué valores válidos se permiten ingresar para evitar problemas en retrospectiva:

1. Seleccione las celdas a las que se aplicará la validación de datos.

2. Seleccione Datos → Validación

3. Ingrese los Términos de validación en la hoja de Configuración

4. Seleccione la hoja Mensaje de entrada e ingrese una nota para la celda.

5. Seleccione la Hoja de advertencia de error y seleccione si desea recibir solo una advertencia, la acción se detiene o si solo se recibirá la información.

6. Ingrese el mensaje de error, por ejemplo, «Esta es una opción no válida», Ej. «Usted ingresa un valor no válido. El número debe estar entre 1 y 10.» 7. Presione OK.

Si los usuarios de tu hoja de cálculo ahora ingresan un valor inválido, serán notificados de esto.

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8.- Eliminar rápidamente las Celdas en Blanco

Eliminar celdas en blanco excel

Algunos datos predeterminados estarán en blanco, por varias razones. Si necesitas eliminarlos para mantener la precisión, especialmente al calcular el valor promedio o algún otro parámetro estadístico, la forma rápida es filtrar todas las celdas en blanco y eliminarlas con un solo clic.

Elija la columna que desea filtrar, vaya a Datos → Filtrar, después de que se muestre el botón hacia abajo, deshaga Seleccionar todo y luego elija la última opción, Espacios en blanco. Todas las celdas en blanco se mostrarán inmediatamente. Vuelva a Inicio y haga clic en Eliminar directamente, todos ellos se eliminarán.

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9.- Generar un valor único en una columna

Generar valores únicos en una columna excel

Mucha gente es consciente de la función clave de Filtro, pero muy pocas personas utilizan el Filtro avanzado, que se aplicará repetidamente cuando necesites filtrar un valor único de los datos en una columna. Haga clic para elegir la columna y vaya a Datos→ Avanzado.

Aparecerá una ventana emergente. Como se muestra en el gif, haga clic en Copiar en otra ubicación, que debe estar de acuerdo con la segunda área rectangular roja. Luego especifique la ubicación de destino escribiendo el valor o haciendo clic en el botón de selección de área. En este ejemplo, la antigüedad única se puede generar desde la columna C y mostrarse en la columna E.

No olvides elegir solo los registros únicos, luego haga clic en Aceptar. El valor único que se muestra en la columna E puede ser el contraste de los datos originales en C y esa es la razón por la que se recomienda copiar en otra ubicación.

10.- Dividir el contenido de una celda en múltiples celdas

La tarea de distribuir celdas con contenido como «Pedro Rodríguez» en celdas con el primer nombre en una celda y el apellido en la otra puede resolverse de manera increíblemente fácil:

Dividir el contenido de una celda en dos excel

1. Ingrese lo siguiente desde la celda A1 y hacia abajo:

  • Pedro Rodríguez
  • Karina Méndez
  • Steffan Røed
  • Kevin Sánchez
  • Stefano Torricelli

2. Marque el área A1: A5.

3. Haga clic en Datos → texto de columna

4. Como delimitador, seleccione Espacio y haga clic en Siguiente.

5. Haga clic en Finalizar.

¡El contenido de la celda ahora se divide en dos celdas en una columna separada!

11.- Uso de nombres de celdas y áreas para facilitar operaciones matemáticas en Excel.

El uso de nombres de celdas y áreas es una de las cosas más inteligentes que debes aprender si has estado usando Excel por un tiempo. Puedes guardar «constantes» al desarrollar modelos de hoja de cálculo.

Haz lo siguiente:

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1. En una hoja de cálculo, ingrese los números 100, 200 y 300 en las celdas A1, A2 y A3 respectivamente.

2. Marque el área A1: A3.

3. Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione la tecla F3.

4. Ingrese el texto «costos» y presione Entrar.

5. Por ejemplo, resalte celda D3.

6. Haga clic en el botón AutoSum.

7. Haga clic en la tecla F3.

8. Seleccione el nombre «costo» y presione Enter.

9. Presiona Enter nuevamente.

10. ¡Eureka! Ahora tienes la suma de los números en el área «costos» en la celda D3.

Cómo facilitar operaciones matemáticas en excel

¿Hay una tecla de acceso rápido para abrir el cuadro de diálogo «Insertar función»?  Sí, mantén presionado Shift mientras presionas F3.

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12.- Transformar el tamaño del texto

Pasar textos a Mayúscula Excel

Hay algunas fórmulas simples y fáciles de usar para mostrar, como SUPERIOR, INFERIOR y CORRECTO, que pueden transformar textos para diferentes propósitos. SUPERIOR pondrá en mayúscula todos los caracteres, INFERIOR puede cambiar el texto a minúsculas y CORRECTO solo pondrá en mayúscula el primer carácter de una palabra.

13.- Ocultar Valores de Error

Cuando crea fórmulas en Excel y, por ejemplo, realiza una división donde un número puede ser 0, la fórmula devuelve el valor de error #DIV/0! Otros valores de error son # I/T, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF! y #VERDI!  En muchos casos, puede ser bueno no mostrar estos valores de error. La combinación de las funciones IF y ERFEIL hace que este sea un caso fácil de resolver.

Si tienes Excel 2003 o una versión anterior, haga lo siguiente:

Si el cálculo A1/B1 devuelve incorrectamente, ingréselo como se muestra en la siguiente fórmula. Puede decidir qué mostrar en lugar del valor de error ingresando texto entre los caracteres «». Opcionalmente puedes reemplazar los caracteres con un número.

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= IF (ERROR (A1/B1); » «; A1/B1)

= IF (ISERROR (A1/B1); » «; A1/B1)

En Excel 2003, debe incluir el cálculo A1/B1 en dos lugares de la fórmula y, por lo tanto, mantenerlo en dos lugares. A partir de Excel 2007, esto se ve mejorado por la nueva función de ERROR BLANCO.

14.- Obtener más información de tablas Dinámicas

Para aquellos que han trabajado con tablas dinámicas, también hay clics dobles que es práctico conocer. Haga doble clic en una celda con números (elemento de datos) en un pivote y se creará una nueva hoja, con todos los datos incluidos en ese número. Al hacer clic en el total general, se mostrará la base completa en la nueva hoja. Esta puede ser una forma conveniente de crear una lista más pequeña que se puede enviar o usar como un control más simple.

15.- Saltar a través del borde marcado

Saltar a través del borde marcado

Al hacer doble clic en el borde de la celda seleccionada, el cursor se moverá con respecto al lado en el que se hizo clic. Este movimiento se detendrá frente a la primera celda vacía en la fila o columna o antes de la primera celda con contenido si la siguiente está vacía. Si no hay más datos en esa dirección no sucederá. Es importante que el icono del puntero del mouse muestre pequeñas flechas en las direcciones del cielo cuando uno haga doble clic. Consejo: las teclas Ctrl + flecha son igualmente útiles para el mismo efecto.

16.- Recuperar Archivos no Guardados

Recuperar datos no guardados excel

Imagínese: estás cerrando el informe con el que pasaste la última mitad del día y en el cuadro de diálogo «¿Guardar cambios en el archivo?» Apareció, de repente, por alguna razón, haga clic en «No». La oficina anuncia su grito desgarrador, pero es demasiado tarde: las últimas horas de trabajo fueron al traste.

De hecho, existe la posibilidad de corregir la situación. Si tiene Excel 2010, haga clic en «Archivo» → «Reciente» (Archivo → Reciente) y busque el botón «Recuperar libros no guardados» en la esquina inferior derecha de la pantalla.

En Excel 2013, la ruta es ligeramente diferente: «Archivo» → «Detalles» → «Administración de versiones» → «Restaurar libros no guardados» (Archivo – Propiedades – Recuperar libros no guardados). Se abrirá una carpeta especial desde las profundidades de Microsoft Office, donde se guardan las copias temporales de todos los libros creados o modificados pero no guardados en ese caso.

17.- Usar los Gráficos Sparklines

Las líneas de chispa son gráficos en miniatura dibujados directamente en las celdas, que muestran gráficamente la dinámica de nuestros datos. Para crearlos, haga clic en el botón “Gráfico” (Línea) o “Histograma” (Columnas) en el grupo “Líneas de chispas” en la pestaña “Insertar”. En la ventana que se abre, especifique el rango con los datos numéricos iniciales y las celdas a las que desea que aparezcan destellos.

Instertar gráficos excel

Después de hacer clic en el botón Aceptar, Microsoft Excel los creará en las celdas especificadas. En la pestaña Diseño que aparece, puedes personalizar aún más su color, tipo, habilitar la visualización de valores mínimos y máximos, etc.

18.- Copiar los mismos datos en múltiples celdas

Por alguna razón, es posible que tengas que escribir lo mismo una y otra vez en las celdas de una hoja de cálculo en Excel: eso es realmente insoportable. Tranquilo, simplemente haga clic en el conjunto completo de celdas, ya sea arrastrando el cursor o presionando la tecla Ctrl mientras hace clic en cada una. Coloca el cursor en la última celda, luego presione Ctrl + Intro, y lo que escribió ingresará en cada celda seleccionada.

19.- Coloca un texto largo en una sola celda de Excel

¿Necesitas poder dividir el texto escrito en celda en varias líneas en la misma celda en Excel, quizás incluso si la división se realiza automáticamente (controlada por el ancho de la columna) cuando ingresa texto?

Manualmente, esto se hace presionando Alt + Intro donde desea romper el texto para que el resto del texto aparezca en una nueva línea en la misma celda. Pero también puedes hacer que esto suceda automáticamente. Aquí hay un ejemplo del procedimiento:

1. Resalte la columna B (es decir, haga clic en B).

2. En la barra de menú, elija Formato → Columna  → Ancho.

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3. Introduzca 5 cm como ancho de columna. (Por supuesto, podrías elegir otro número). Haga clic en Aceptar.

4. Mientras la columna aún está resaltada, seleccione Formato → Celdas.

5. Seleccione la pestaña Ajuste.

6. En Control de texto, compruebe si hay texto de ruptura. Haga clic en Aceptar.

Ahora podrás ingresar algunos textos largos en las celdas de la columna B (y en cualquier columna).

Más espacio para las celdas Excel

20.- Iteración de un conjunto de datos para encontrar el resultado deseado

Nada más satisfactorio que encontrar el conjunto de valores que luego de (largas y tediosas) iteraciones cumplen con el valor deseado. Microsoft Excel podrá hacer tal ajuste para usted, y más rápido y más preciso. Para hacer esto, en la pestaña «Datos», haga clic en el botón de análisis «qué pasaría si» y seleccione el comando «Selección de parámetros» (Insertar →  Análisis y Sí → Búsqueda de objetivos).

En la ventana que aparece, especifique la celda en la que deseas seleccionar el valor deseado, el resultado deseado y la celda de entrada que se debe cambiar. Después de hacer clic en «Aceptar», Excel realizará hasta 100 «iteraciones» para seleccionar el total que necesita con una precisión de hasta 0.001.

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Un tip adicional: Controla el cambio automático de las celdas con el $

Cuando escribes una fórmula, haces referencia a las celdas por su posición como A1. Si copias una fórmula y la pegas en la siguiente celda hacia abajo, Excel cambiará esa celda referenciada, por lo que diría A2 en su lugar. Para evitar cambios, use el $. Entonces, en ese caso, decir $ A1 evitaría un cambio en la columna (A); Un $ 1 evita el cambio en la fila (1), y $ A $ 1 evita el cambio de cambio en cualquier dirección al copiar una fórmula.

Aquí están los 20 mejores trucos para mejorar tu pericia y velocidad al trabajar en Microsoft Excel. ¿Tienes algún otro truco que ha mejorado significativa la velocidad con que entregas los resultados encargados en esta potente hoja de cálculo? Déjalo saber en los comentarios.

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